Прием и регистрация обращения

37. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения в Росстат или его территориальные органы, в том числе принятого в ходе личного приема, либо поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов.

38. Прием обращений, поступивших через почтовое отделение связи, а также прием обращений лично у гражданина осуществляются должностным лицом экспедиции. Принятые обращения передаются на регистрацию в службу документационного обеспечения в 9:00, 13:00 и по окончании работы экспедиции.

39. Перед вскрытием почтового отправления должностным лицом службы документационного обеспечения проверяется правильность его адресования. Ошибочно доставленные почтовые отправления не вскрываются и возвращаются в доставившее их отделение почтовой связи. Также не вскрываются почтовые отправления с пометкой "лично", адресованные руководителю и заместителям руководителя Росстата и руководителю и заместителям руководителя территориального органа Росстата.

40. После вскрытия почтового отправления проверяется наличие в нем письменных вложений и приложений к ним. Письменные обращения передаются на регистрацию.

41. В случае отсутствия письменного вложения или приложений к письменному вложению составляется акт, который подписывается должностным лицом службы документационного обеспечения, производившим вскрытие почтового отправления, и начальником (заместителем начальника) службы документационного обеспечения. При наличии обратного адреса гражданин письменно уведомляется об отсутствии внутри почтового отправления письменного вложения или приложений к письменному вложению.

Акт подшивается к переписке по данному обращению гражданина. Оболочка почтового отправления хранится вместе с письменным обращением в течение установленного срока хранения.

42. Обращения, поступившие по адресу электронной почты на Портал и Сайты, принимаются должностным лицом службы документационного обеспечения в 10:00, 14:00 и 16:45 с использованием программно-технических средств. Должностное лицо проверяет правильность адресования письменных обращений и передает их на регистрацию.

43. Прием обращений, направленных факсимильной связью, осуществляется после их поступления на факсимильный аппарат. Должностное лицо, принявшее обращение, проверяет правильность адресования и передает его на регистрацию.

44. Регистрация обращений, поступающих в Росстат или его территориальный орган, производится должностным лицом службы документационного обеспечения в системе автоматизированного документооборота в течение 3 дней с даты их поступления. Регистрации подлежат все поступившие обращения.

45. На обращении проставляется штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации. На каждое обращение заполняется регистрационно-контрольная карточка.

В регистрационно-контрольной карточке указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже), его почтовый адрес и код тематического классификатора обращений и запросов граждан и организаций.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

46. Коллективное обращение регистрируется в общем порядке. Учет производится по фамилии двух или трех авторов, которые стоят первыми в списке подписавших обращение, в том числе автора, в адрес которого просят направить ответ.

47. Результатом выполнения действий по приему и регистрации обращения является направление обращения руководителю (заместителям руководителя) Росстата, руководителю (заместителям руководителя) его территориального органа для определения исполнителя государственной услуги.