Формирование дел

9.22. Формирование дела - это группирование исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

Дела в подразделениях общества формируются их службами делопроизводства.

При формировании в управлениях, службах и отделах, входящих в состав подразделений общества, отдельных дел, обусловленных спецификой их деятельности, назначается должностное лицо, ответственное за формирование таких дел.

Методическое руководство формированием дел осуществляется отделом архивов (архивом железной дороги).

9.23. Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции и другие документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов. Внутри дела документы размещаются по их номерам или в хронологическом порядке.

Приказы по основной деятельности помещаются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, правила, инструкции и другие документы, утвержденные приказами и распоряжениями, помещаются в дело вместе с этими приказами и распоряжениями.

Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри которых располагаются по номерам документов или в хронологическом порядке.

9.24. В отдельные дела помещаются официально поступившие федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и выписки из них, акты федеральных органов исполнительной власти и другие документы этих органов.

Все документы об исполнении находящегося на контроле поручения (указания) Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации помещаются вместе с поручением (указанием) в отдельное дело.

Документы совета директоров и правления общества помещаются в отдельные дела - протоколы заседаний совета директоров общества с документами к этим заседаниям и протоколы заседаний правления общества с документами к этим заседаниям.

9.25. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

в дело могут помещаться только исполненные и правильно оформленные документы, относящиеся к этому делу (в соответствии с заголовками дел по номенклатуре);

в дело помещаются документы одного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного, долговременного и временного (до 10 лет включительно) хранения помещаются в отдельные дела;

в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, а также черновики и лишние экземпляры документов;

объем дела (тома) не должен превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины);

если дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом томе (части) ставится индекс, заголовок дела и номер тома (части).

9.26. В процессе формирования дела служба делопроизводства проверяет правильность помещения документов в дело в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел, а также наличие подписи, даты, индекса, отметки об исполнителе, заверительной подписи, отметки "В дело...". Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9.27. Документы, прилагаемые к основному документу, помещаются независимо от даты их составления вместе с основным документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела.

9.28. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, то есть сначала наиболее ранние документы. Запрос и ответ помещаются в одно дело. Документ-ответ располагается после документа-запроса.

Если документ-ответ готовится подразделением аппарата управления, а отправляется через отдел документационного обеспечения за подписью президента (вице-президента), то и запрос, и ответ должны быть в деле, формируемом Департаментом управления делами.

9.29. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения входящие документы, которые исполнены и ответы на которые отправлены подразделением общества, помещаются (запрос и ответ) в дело подразделения (кроме документов со штампом "Подлежит возврату", которые возвращаются в отдел документационного обеспечения).

В аналогичном порядке помещаются документы в дела филиалов и структурных подразделений общества.

9.30. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие аналогичные документы помещаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например, отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, помещается в дело за 2010 год; план на 2012 год, составленный в 2011 году, помещается в дело за 2012 год.

Проекты планов, смет и других аналогичных документов помещаются в дела отдельно от утвержденных документов.

9.31. В дело с перепиской по какому-либо вопросу помещаются в хронологическом порядке все документы, связанные с решением этого вопроса: сначала инициативный документ, а затем другие относящиеся к данному вопросу документы.

Документы переписки, начавшейся в предыдущем году, помещаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.