I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в результате деятельности центрального аппарата и территориальных органов Росстата документов.

1.3. В Росстате делопроизводство организуется и ведется на основе положений Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя.

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливается Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства в Росстате.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Особенности ведения делопроизводства определяются:

при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) - Инструкцией по рассмотрению устных и письменных обращений граждан в Росстате;

при организации контроля исполнения поручений и документов - Порядком организации контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и документов в Росстате;

в части подготовки, обработки, хранения и использования электронных документов - Регламентом работы с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота (далее - СЭД);

в части учета, обращения и хранения документов с пометкой "Для служебного пользования" - Инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

при обработке персональных данных и применении электронной подписи - отдельными актами Росстата.

1.6. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022), Федеральные законы от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2199; 2013, N 27, ст. 3477), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038; 2011, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, 4328; 2013, N 14, ст. 1658; N 23, ст. 2870; N 27, ст. 3479), от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52, ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173; N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651; N 30, ст. 4038), от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293; N 49, ст. 6070; 2008, N 30, ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3626; N 48, ст. 5711; 2010, N 1, ст. 5, ст. 6; N 40, ст. 4969; 2011, N 30, ст. 4603; N 49, ст. 7025; N 50, ст. 7351; 2012, N 31, ст. 4322; N 50, ст. 6959; 2013, N 3477; N 30, ст. 4071), от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611), от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463; N 27, ст. 3477), от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2011, N 29, ст. 4291; 2013, N 23, ст. 2870) и другие законодательные акты, Указы Президента Российской Федерации от 23.05.1996 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865; 2011, N 47, ст. 6621; 2013, N 6, ст. 493), от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925), а также Постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587), от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), от 01.11.2012 N 1112 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 45, ст. 6257), от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 29, ст. 4472; N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148; N 19, ст. 2419; N 27, ст. 3739; N 38, ст. 5102; N 49, ст. 6880; N 52, ст. 7491; N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; N 38, ст. 4831), от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2006, N 50, ст. 5371; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49, ст. 5970, ст. 5971; 2009, N 52, ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 28, ст. 4219; 2011, N 41, ст. 5743; N 47, ст. 6663; 2012, N 19, ст. 2419; N 34, ст. 4736; N 38, ст. 5102; N 39, ст. 5286; N 41, ст. 5635; N 42, ст. 5716; N 52, ст. 7491; 2013, N 17, ст. 2180; 24, ст. 3013; 35, ст. 4521; N 38, ст. 4831), от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; 2010, N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986; 2011. N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996; N 38, ст. 5102), от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49, ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986), от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2011, N 32, ст. 4840; 2012, N 38, ст. 5102; 2013, N 15, ст. 1791), от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263), 2016, N 18, ст. 2641), от 25.12.2014 N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284), распоряжение Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 N 583-р, совместный приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован Минюстом России 22.09.2015 N 38956), иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием межведомственного электронного документооборота, утвержденного заместителем директора ФСО России - руководителем Спецсвязи ФСО России от 11.11.2011.

1.7. Организация и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе с документами и контроль установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается:

в центральном аппарате Росстата - на Административное управление;

в территориальных органах Росстата - на административный (финансово-административный, административно-финансовый) отдел, в случае отсутствия указанных отделов в структуре территориального органа - на одного из заместителей руководителя.

Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Росстате осуществляется Административным управлением Росстата.

1.8. Организацию делопроизводства и контроль установленных настоящей Инструкцией правил документирования и документооборота в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Росстата, в том числе особенностей делопроизводства при работе с документами, осуществляют руководители структурных подразделений.

1.9. Государственные гражданские служащие и работники Росстата (далее - работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

1.10. Ведение делопроизводства, включая получение, обработку и регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, организационно-распорядительных документов по основной и административно-хозяйственной деятельности; координацию работы с документами; учет движения, доведение документов до исполнителей; осуществление контроля исполнения документов (в том числе в структурном подразделении центрального аппарата); передачу исходящих документов для отправки средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи; формирование номенклатурных дел; комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства, осуществляется службой делопроизводства:

а) в центральном аппарате - отделами Административного управления, на которые возложены функции по организации, обеспечению и совершенствованию делопроизводства в соответствии с положениями об управлении и отделах;

б) в территориальном органе - работниками административного (финансово-административного, административно-финансового) отдела, на которых должностными регламентами (должностными инструкциями) возложены обязанности по организации, обеспечению и совершенствованию делопроизводства в соответствии с положением об отделе;

в) в структурном подразделении центрального аппарата - работником, на которого должностным регламентом (должностной инструкцией) возложена обязанность по ведению делопроизводства в структурном подразделении, назначение которого производится приказом.

1.11. Текст настоящей Инструкции с Приложениями размещается на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Росстата (территориального органа Росстата).

Изменения вносятся в Инструкцию, утвержденную приказом Руководителя, только после согласования с Росархивом.

1.12. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленная в электронном виде;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления;

пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности центрального аппарата, территориального органа Росстата, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

единица хранения электронных документов - электронное дело, содержащее электронные документы и метаданные к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел;

информационная система - информация в электронной форме и совокупность обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

конвертирование (электронных документов) - перемещение документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

миграция (электронных документов) - действие по перемещению записей из одной системы в другую систему при сохранении их аутентичности, целостности, надежности и удобства в использовании;

электронный носитель - носитель, предназначенный для записи и хранения на нем информации в электронно-цифровой форме;

нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;

должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Росстате и его территориальных органах.