4. Учет документов в Архиве

4.1. Учет документов в Архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам в целях осуществления контроля за их наличием.

4.2. В пределах архивного фонда Архива учетно-классификационной единицей является единица хранения документов на бумажной основе - дело.

4.3. Дело - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

4.4. Основными учетными документами являются:

опись дел - для единичного и суммарного учета дел, закрепления порядка систематизации дел, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в опись;

лист фонда (Приложение N 4 к настоящим Правилам) - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища Архива;

дело фонда - комплекс документов по истории организаций, являющихся источниками комплектования архивного фонда Архива, ведется по каждому источнику архивного фонда;

паспорт Архива - для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.5. Вспомогательными учетными документами являются книги учета выдачи (возврата) дел (произвольной формы).

4.6. Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в Архив являются:

описи дел (сдаточные) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

номенклатура дел Росреестра с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (Приложение N 5 к настоящим Правилам);

акт приема-передачи документов, передаваемых структурными подразделениями центрального аппарата Росреестра в Архив в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.7. Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из Архива являются:

акт об утрате дел и документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов;

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в соответствующий государственный архив;

акт приема-передачи документов по истечении сроков хранения;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.