3.15. Копировально-множительные работы

3.15.1. Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Министерства, производится централизованно в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Наряд-заказ на копировально-множительные работы, как правило, подписывается руководством соответствующего структурного подразделения, начальником отдела, помощником Министра, председателем профкома Министерства, которые обязаны строго подходить к определению необходимости размножения и тиража документов (приложение N 84).

Учет размножения документов осуществляется в журнале учета размножения документов (приложение N 85).

3.15.2. Снятие копий с входящих и исходящих документов производится только после их регистрации.

Снятие копий с входящих зарегистрированных и не имеющих электронных копий документов, прикрепленных к регистрационной карточке (пункт 3.4.12 настоящей Инструкции), согласно утвержденным указаниям по исполнению документов (резолюциям) для отправки в структурные подразделения на исполнение осуществляется без наряда-заказа на копировально-множительные работы.

3.15.3. В первоочередном порядке размножаются материалы с пометкой "срочно". Срочность копирования устанавливается руководством структурного подразделения.

3.15.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы (кроме заверенных нотариально), напечатаны четко и разборчиво.

3.15.5. В целях сокращения объемов документов их размножение может осуществляться с оборотом.

3.15.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета размножения документов.

Исполненные наряды-заказы хранятся в копировально-множительном отделении в течение года, после чего уничтожаются.

3.15.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники в копировально-множительном отделении, сохранность и учет выполняемых работ несут его сотрудники.

3.15.8. Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов может осуществляться на копировальной технике непосредственно в структурных подразделениях.