2.5.11. Архивная справка

Архивная справка с обозначением названия вида документа "АРХИВНАЯ СПРАВКА" оформляется на бланке письма Министерства, подписывается руководителем структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченным им лицом, и заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложения NN 70, 71, 72).

Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть пронумерована.

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: "Так в документе", "Так в тексте оригинала".

Сведения, имеющиеся в архиве Министерства по запросу о работе и (или) учебе в нескольких органах государственной власти и организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: "Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво".

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.

По запросу пользователей архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться с использованием информационно-телекоммуникационных сетей. Электронные архивные справки заверяются электронной подписью руководителя структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов, или уполномоченного им лица в соответствии с установленным в Министерстве порядком.