3.6. Работа исполнителей с документами

3.6.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства и настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов (резолюций) Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, иных лиц.

3.6.2. Документы в структурные подразделения - исполнители поступают по СЭДО и на бумажном носителе. Доставка в структурные подразделения - исполнители документов на бумажном носителе, электронные копии которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭДО (пункт 3.4.13 настоящей Инструкции), осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные и оперативные документы передаются исполнителям незамедлительно. Документы, поступившие в структурные подразделения с указаниями по исполнению документа (резолюциями) руководства Министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителями структурных подразделений.

3.6.3. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.6.4. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

внесение отметки о поступлении оригинала документа на бумажном носителе или об его отсутствии в регистрационную карточку СЭДО (вкладка "Ход исполнения");

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

создание временной регистрационной карточки проекта документа с заполнением ее полей и установлением связи временной РК проекта документа с РК документа (внесение в СЭДО информации о ходе исполнения поручения, подлежащего контролю), во исполнение которого (или в соответствии с которым) он был подготовлен;

согласование проекта документа на бумажном носителе либо в электронной форме в соответствии с установленным в Министерстве порядком;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования. В случае серьезной корректировки проекта документа (внесения изменений принципиального характера) проводится его повторное согласование;

повторное внесение отметки о поступлении оригинала документа на бумажном носителе или его отсутствии в регистрационную карточку СЭДО (вкладка "Ход исполнения") перед представлением проекта документа на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству структурных подразделений;

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству структурных подразделений;

определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;

подготовка к пересылке адресату.

3.6.5. Проекты документов Министерства готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов. Для документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.6.6. Во исполнение поручения Президента Российской Федерации Министру по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации исполнитель готовит три ответа: доклад Президенту Российской Федерации, доклад в Правительство Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного в обращении вопроса.

3.6.7. Документы на бумажных носителях за подписью Министра, заместителя Министра, руководства структурного подразделения печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, с учетом визового экземпляра.

3.6.8. Документы на бумажных носителях помещаются в мягкую обложку, которая оформляется в соответствии с приложением N 79 к настоящей Инструкции. В левую часть разворота обложки помещается подлинник основания для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка) вместе с подлинником указания по исполнению документа (резолюция), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой).

3.6.9. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки документа (приложение N 25), на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

3.6.10. В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;

количество листов - указывается количество листов (страниц) документа (на бумажном носителе) и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов приложения (брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.);

подпись - фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос "о чем документ?";

визы - фамилии и инициалы лиц, завизировавших документ;

исполнитель - фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ;

адресаты - органы, организации и лица, которым направляется документ (для исходящих документов);

кому адресован документ;

вид доставки - для каждого указанного адресата (для исходящих документов);

номер бланка (для исходящих документов, приказов, распоряжений и протоколов на бумажном носителе).

Во вкладке "Связи" указываются номер и дата документа, на который дается ответ, в том числе тематически связанные документы.

Во вкладке "Журнал" может делаться отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.

3.6.11. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (структурным подразделениям), ответственным исполнителем является исполнитель (структурное подразделение), определенный в указаниях по исполнению документа (резолюциях) первым или обозначенный словом "созыв" ("ответственный"). Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа (резолюциям) и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в течение первой половины контрольного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

Допускается направление позиции структурного подразделения (соисполнителя по исполнению поручения) заместителю руководителя структурного подразделения (головного исполнителя).

Подготовленные проекты документов визируются исполнителем, руководством структурного подразделения, структурными подразделениями - соисполнителями. Порядок визирования отдельных видов документов Министерства содержится в подразделах 2.3, 2.4, 2.5, 4.1, 4.4 настоящей Инструкции.

Сотрудник структурного подразделения - соисполнителя (либо заинтересованного структурного подразделения), получивший на руки проект документа, подготовленного структурным подразделением - головным исполнителем (исполнителем), должен обеспечить его своевременное визирование в рамках структурного подразделения и возврат исполнителю.

Отметка о приеме (возврате) проекта документа на бумажном носителе проставляется на его мягкой обложке с подписью сотрудника, принявшего (возвратившего) проект документа, а также указанием даты и времени приема (возврата).

Виза оформляется в соответствии с пунктом 2.2.22 настоящей Инструкции.

Согласование проекта документа может производиться в электронной форме с использованием электронной подписи в соответствии с установленным в Министерстве порядком.

При наличии разногласий со структурными подразделениями - соисполнителями, заинтересованными структурными подразделениями руководители структурных подразделений - головных исполнителей принимают необходимые меры по устранению разногласий, в том числе путем проведения согласительных совещаний, докладывают заместителю Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

В случае неурегулирования разногласий заместитель Министра или руководитель структурного подразделения по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) докладывает Министру о данных разногласиях и действует в соответствии с его указаниями.

До представления на подпись руководству Министерства исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

3.6.12. Проект исходящего документа, подготовленного во исполнение поручения (на входящий документ), подлежит представлению структурным подразделением, являющимся головным исполнителем, на подпись руководству Министерства не позднее контрольного срока исполнения поручения.

3.6.13. Документы, подготовленные в инициативном порядке (не содержащие поручения (основания) либо с нарушением контрольных сроков исполнения поручений, представляются на подпись руководству Министерства вместе со служебной запиской на имя подписывающего лица, подписанной руководителем структурного подразделения, являющегося головным исполнителем.

При представлении на подпись руководству Министерства проекта исходящего документа, подготовленного с нарушением контрольного срока исполнения поручения, в служебной записке излагаются причины несоблюдения срока его представления, время приема документа в СЭДО фиксируется во вкладке "Журнал" регистрационной карточки проекта исходящего документа.

3.6.14. Документы, подготовленные по результатам работы комиссии, представляются Министру (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю Министра, подписавшему акт о создании комиссии, председателем комиссии. Согласование указанных документов с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых включены в составы соответствующих комиссий, не требуется.

3.6.15. Документы, представляемые на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), визируются исполнителем, заместителем руководителя структурного подразделения - головного исполнителя, руководителем структурного подразделения - головного исполнителя, руководителями структурных подразделений соисполнителей, руководителями заинтересованных структурных подразделений, к установленной сфере деятельности которых относятся документы, заместителем Министра, непосредственно координирующим и контролирующим структурное подразделение - головного исполнителя.

Документы, представляемые на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) (кроме федеральных целевых программ, государственных программ Российской Федерации, подготовленных иными федеральными органами исполнительной власти, табличных материалов), подлежат проверке и визированию корректорами.

3.6.16. При представлении на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) документов по кадровым (персональным) вопросам в комплект представляемых документов исполнителем включается кадровая справка на сотрудника Министерства, подтверждающая сведения биографического и служебного характера.

Кадровую справку готовит структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства.

3.6.17. Документы на подпись Министру представляются исполнителем в структурное подразделение, на которое возложены функции по приему, предварительному рассмотрению, проверке правильности составления и оформления документов, представляемых на подпись руководству Министерства, для визирования уполномоченным сотрудником указанного структурного подразделения, который до передачи документов на подпись Министру проверяет правильность оформления документов, наличие виз структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа (резолюции), визирует представленные документы, при необходимости заполняет поля во вкладке "Журнал" регистрационной карточки СЭДО.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.6.18. Документы, представляемые на подпись заместителю Министра, визируются исполнителем, начальником отдела, заместителем руководителя структурного подразделения - головного исполнителя, руководителем структурного подразделения - головного исполнителя, руководителями структурных подразделений - соисполнителей, руководителями заинтересованных структурных подразделений, к установленной сфере деятельности которых относятся документы.

Сопроводительные письма за подписью заместителя Министра, представляемые в Правительство Российской Федерации, подлежат проверке и визированию корректорами.

3.6.19. Документы за подписью лица, исполняющего обязанности Министра, заместителя Министра передаются исполнителем в соответствующие секретариаты. Руководитель секретариата заместителя Министра (лицо, исполняющее его обязанности) до передачи документов на подпись лицу, исполняющему обязанности Министра, заместителю Министра проверяет правильность оформления документов, наличие виз структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа (резолюциям), документа, являющегося основанием для подготовки ответа, визирует представленные документы, при необходимости заполняет поля во вкладке "Журнал" регистрационной карточки СЭДО.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.6.20. Документы за подписью руководства структурного подразделения передаются исполнителем в соответствующие секретариаты руководителей. Уполномоченные сотрудники секретариатов проверяют правильность оформления документов, наличие виз соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа (резолюциям), правильность заполнения полей временной регистрационной карточки СЭДО, при необходимости заполняют поля во вкладке "Журнал" регистрационной карточки СЭДО.

3.6.21. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, освобождением от замещаемой должности в структурном подразделении или увольнением исполнитель по указанию начальника отдела, в котором исполнитель проходит государственную гражданскую службу (лица, исполняющего его обязанности), или руководства структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка в СЭДО.