2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках установленного образца, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов, имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления. В случаях, установленных настоящей Инструкцией, при подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота в Министерстве могут использоваться электронные шаблоны документов, которые утверждаются Министром.

2.1.2. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки) разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (далее - Федеральный конституционный закон N 2-ФКЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (далее - постановление N 1268), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.1.3. В Министерстве используются следующие виды бланков:

бланки писем должностных лиц Министерства;

бланк письма Министерства;

бланк приказа Министерства;

бланк распоряжения Министерства;

бланк протокола Министерства;

тисненый бланк Министерства;

бланк письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами;

бланк распоряжения структурного подразделения Министерства;

бланк протокола структурного подразделения Министерства;

бланки указаний по исполнению документов (резолюций).

Макеты бланков утверждаются приказом Министерства.

2.1.4. На бланках писем должностных лиц Министерства оформляются служебные письма за подписью Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра (руководство Министерства).

2.1.5. На бланках приказа оформляются приказы Министерства, издаваемые Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

2.1.6. На бланках распоряжения оформляются отдельные организационно-распорядительные решения руководства Министерства по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства и его структурных подразделений.

2.1.7. На бланках письма Министерства оформляются документы за подписью лица, временно исполняющего обязанности Министра, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений в рамках их компетенции.

2.1.8. На бланках протокола оформляются решения, принятые на совещаниях у руководства Министерства.

2.1.8(1). На тисненом бланке Министерства оформляются личные письма, личные ноты, вербальные ноты, направляемые в посольства (консульства), миссии, представительства иностранных государств по торгово-экономическим вопросам, а также в другие иностранные организации, находящиеся в г. Москве и за рубежом.

2.1.8(2). На бланке письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами оформляются служебные письма за подписью руководства Министерства и руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений в рамках их компетенции, отправляемые в адрес органов власти иностранных государств (объединений иностранных государств), иностранных лиц или организаций.

2.1.9. В соответствии с Федеральным конституционным законом N 2-ФКЗ на бланках Министерства помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

2.1.10. В соответствии с постановлением N 1268 изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказу Министерства полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.1.11. Структурное подразделение, на которое возложены функции по организации разработки и изготовления бланков Министерства:

2.1.11.1. Разрабатывает образцы (макеты) бланков.

2.1.11.2. Оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.

2.1.11.3. Осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков.

2.1.11.4. Осуществляет общий контроль за хранением и использованием бланков в Министерстве.

2.1.12. Контроль за хранением и использованием бланков в секретариатах руководства Министерства, а также в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

2.1.13. Бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

2.1.14. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 18) должностными лицами структурного подразделения, на которое возложены функции по организации разработки и изготовления бланков Министерства, ответственными за их получение, хранение и использование.

2.1.15. Бланки выдаются сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях под роспись в журнале учета выдачи бланков в структурные подразделения (приложение N 19).

2.1.16. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях, выдают бланки сотрудникам под подпись в журнале учета выдачи бланков в структурных подразделениях (приложение N 20).

2.1.17. Бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

2.1.18. Передача бланков другим органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам не допускается.

2.1.19. Ответственность за организацию работы с бланками в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений.

2.1.20. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах руководства Министерства, структурных подразделениях.

2.1.21. Испорченные и невостребованные бланки подлежат сдаче сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, который составляет акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению (приложение N 21). Подготовленный акт согласовывается членами экспертной комиссии структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

2.1.22. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях отметку об уничтожении испорченных и невостребованных бланков.

2.1.23. Уничтожение испорченных и невостребованных бланков производится в структурных подразделениях сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.

2.1.24. Журналы учета выдачи бланков в структурных подразделениях включаются в номенклатуры дел структурных подразделений.

2.1.25. Проверка наличия, использования и хранения бланков в структурных подразделениях производится раз в год комиссией из числа сотрудников структурного подразделения, на которое возложены функции по организации разработки и изготовления бланков Министерства, структурного подразделения, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства, и других структурных подразделений.

2.1.26. При подготовке распоряжений структурных подразделений Министерства, протоколов совещаний, заседаний, проводимых в структурных подразделениях, указаний по исполнению документов (резолюций), а также электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.27. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра.