3.13. Обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение

3.13.1. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭДО, руководством структурного подразделения, в том числе подготовка проектов указаний (резолюций) по их исполнению, и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии) с отметкой "срочно" - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация в СЭДО внутренних и исходящих из структурного подразделения документов, подписанных руководством структурного подразделения, в том числе и электронной подписью, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности оформления документов и их отправка, в том числе и по системе МЭДО, консультирование сотрудников структурного подразделения по использованию электронного согласования документов в СЭДО;

контроль прохождения документов в структурном подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭДО информации о ходе и исполнении документов сотрудниками структурного подразделения;

контроль за обеспечением сохранности документов с пометкой "Для служебного пользования";

ежегодная проверка наличия в структурном подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", ведение журнала учета документов с пометкой "Для служебного пользования" и журнала учета электронных носителей информации;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения, согласование со структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства в Министерстве, и ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения в регистрационной карточке СЭДО;

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел на хранение в структурное подразделение, на которое возложены функции по архивному хранению документов, в установленном настоящей Инструкцией порядке;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

хранение бланков Министерства, ведение журнала учета бланков Министерства, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку;

иные функции в соответствии с актами Министерства.

3.13.2. На время болезни (отпуска, командировки) сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, его обязанности возлагаются на другого сотрудника.

При освобождении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, от замещаемой должности в данном структурном подразделении, а также его увольнении числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение N 83).