1.3.3. Оформление пояснительной записки

Пояснительная записка необходима для оперативного получения причастным подразделением наиболее полной информации по сделке. Такой подход позволяет всесторонне оценить представленные документы и выработать предложения по варианту договора, отражающие интересы ОАО "РЖД".

Пояснительная записка должна прилагаться к договору на всех этапах стадии подготовки к заключению договора.

Пояснительная записка оформляется в виде простого письменного документа, в котором подробно, последовательно и по возможности просто (без употребления сложных специальных терминов) излагается:

1) описание предполагаемого договора;

2) основание заключения договора, оформленное в соответствии с требованиями, предъявляемыми к такому документу, с указанием реквизитов соответствующего документа (при наличии);

3) цели и мотивировку заключения договора;

4) информацию об источнике расходов (доходов) по договору (для расходных договоров указывается сумма по каждому источнику финансирования, сумма целевого финансирования (с указанием наименования внешнего источника финансирования), бизнес-код объекта при закупке за счет средств инвестиционного бюджета;

5) информацию о наличии признаков сделки с заинтересованностью и/или крупной сделки, сделки, подпадающей под действие антимонопольного законодательства;

6) иную информацию в соответствии с требованиями внутренних документов ОАО "РЖД" и/или необходимую для наиболее полного и оперативного рассмотрения проекта договора;

7) по договорам на оказание услуг по определению рыночной стоимости объектов оценки к пояснительной записке должна прилагаться справка, согласованная подразделением, осуществляющим ведение бухгалтерского и налогового учета, содержащая перечень объектов имущества, в отношении которого производится определение его рыночной стоимости либо рыночной величины арендной платы, наименование балансодержателя, инвентарный номер, первоначальную стоимость, начисленную амортизацию, остаточную стоимость объекта;

8) уникальный номер строки плана закупок (для расходных договоров);

9) при заключении договора с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) - является или нет контрагент субъектом малого и среднего предпринимательства, информация о наличии инновационности и высокотехнологичности продукции (работ, услуг), а также о конфликте интересов;

10) информацию о работнике подразделения-исполнителя, сопровождающем договор, и оперативном способе связи с ним.

Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или его заместителем.