3.3.2. Порядок предъявления претензий

3.3.2.1. В случае нарушения контрагентами ОАО "РЖД" своих обязательств по договору или причинения ОАО "РЖД" вреда третьим лицом, не состоящим с ОАО "РЖД" в договорных отношениях, ответственное подразделение готовит проект претензии, который должен содержать:

1) наименование лица, которому адресована претензия;

2) адрес, по которому направляется претензия;

3) детальное описание того, какие действия (бездействие) адресата претензии являются основанием для ее предъявления;

4) указание на то, какие положения договора и (или) нормативных документов нарушены адресатом претензии;

5) сведения о том, чем подтверждается вина адресата претензии в нарушении своих обязательств и (или) причинении вреда (рекламационные документы, документы об исполнении договора (акты сдачи-приемки, сверки расчетов и др.), результаты экспертиз и исследований, отчеты об оценке, переписка с адресатом претензии и т.д.);

6) требования к адресату претензии (выполнение предусмотренных договором обязательств, возмещение убытков, выплата неустойки и т.д.) и необходимая для их выполнения информация (банковские реквизиты для перечисления денежных средств и т.д.);

7) расчет суммы предъявляемых требований;

8) срок рассмотрения претензии;

9) перечень документов и материалов, прилагаемых к претензии (в т.ч. числе, документы, подтверждающие содержащиеся в претензии сведения и ее подписание со стороны ОАО "РЖД" уполномоченным лицом);

10) уведомление о том, что в случае неудовлетворения претензии либо неполучения мотивированного ответа на претензию в установленный срок ОАО "РЖД" оставляет за собой право на удовлетворение предъявляемых требований путем удержания в соответствии с условиями договора <1>.

--------------------------------

<1> Если договором предусмотрено, что перечисленные в нем санкции могут быть взысканы ОАО "РЖД" путем удержания причитающихся сумм при оплате счетов контрагента.

3.3.2.1.1. При подготовке претензии ответственное подразделение в обязательном порядке проводит анализ исполнения договора со стороны ОАО "РЖД" в целях правильного определения размера предъявляемых требований, а также определения возможных встречных требований контрагента к ОАО "РЖД".

Расчет размера предъявляемых требований в обязательном порядке следует осуществлять с учетом фактических обстоятельств нарушения контрагентом своих обязательств в каждом конкретном случае и с учетом того, что:

а) в соответствии с пунктом 1 статьи 333 Гражданского кодекса Российской Федерации, если подлежащая уплате неустойка явно несоразмерна последствиям нарушения обязательств, суд вправе уменьшить неустойку;

б) в соответствии с пунктом 1 статьи 404 Гражданского кодекса Российской Федерации суд уменьшает размер ответственности должника, если неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства произошло по вине обеих сторон;

в) в соответствии со статьями 405, 406 Гражданского кодекса Российской Федерации исполнитель не считается просрочившим, пока обязательство не может быть исполнено вследствие просрочки заказчика;

г) законом могут быть предусмотрены особенности регулирования взаимоотношений сторон по отдельным видам обязательств (например, в соответствии со статьей 719 Гражданского кодекса Российской Федерации исполнитель вправе не приступать к работе, а начатую работу приостановить в случаях, когда нарушение заказчиком своих обязанностей по договору препятствует исполнению договора исполнителем, а также при наличии обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что исполнение указанных обязанностей не будет произведено в установленный срок).

3.3.2.2. Документы и материалы прилагаются к претензии в виде копий, заверенных ответственным подразделением. При этом ответственное подразделение несет ответственность за соответствие направленных копий документов оригиналам, а также за возможность, при необходимости, предоставления оригиналов документов (например, в случае необходимости предоставления оригиналов документов на обозрение суда).

3.3.2.3. Ответственное подразделение несет ответственность за достоверность изложенных в проекте претензии фактов и правильность расчета претензионных требований.

В случае предъявления претензии из договора, содержащего соглашение о претензионном порядке, ответственное подразделение несет ответственность за соблюдение такого порядка (в том числе в части требований к содержанию претензии и срокам ее предъявления).

3.3.2.4. В суточный срок после подготовки проекта претензии ответственное подразделение направляет его на согласование в юридическую службу, а при необходимости - в иные причастные подразделения.

3.3.2.5. Проект претензии направляется на согласование со всеми приложениями. Если претензия предъявляется по договору, то причастным подразделениям дополнительно направляется копия соответствующего договора и основание его заключения.

По запросу согласующего подразделения ответственное подразделение обязано незамедлительно предоставить все имеющиеся документы, необходимые для рассмотрения проекта претензии.

3.3.2.6. Срок согласования проекта претензии либо направления по нему мотивированных замечаний не должен превышать 5 рабочих дней. В исключительных случаях указанный срок может быть продлен согласующим подразделением на срок не более 3 рабочих дней путем направления ответственному подразделению мотивированного уведомления.

В случае поступления мотивированных замечаний ответственное подразделение дорабатывает проект претензии и осуществляет его согласование в порядке, установленном настоящим пунктом.

3.3.2.7. При наличии между причастными подразделениями неустранимых разногласий по проекту претензии ответственное подразделение незамедлительно докладывает (с описанием фактической ситуации и позиций причастных подразделений) об этом руководителю, курирующему ответственное подразделение, который в течение 3 рабочих дней принимает решение по претензии. Дальнейшая работа по предъявлению претензии осуществляется ответственным подразделением в соответствии с принятым решением.

3.3.2.8. Ответственное подразделение осуществляет направление претензии способом, позволяющим подтвердить факт ее получения адресатом.

3.3.2.9. Ответственное подразделение не позднее 2 (двух) рабочих дней с даты поступления подтверждения факта получения претензии адресатом направляет в Центр организации закупочной деятельности копию претензии с приложением перечня документов и материалов, прилагаемых к претензии, а также документов, свидетельствующих о получении их контрагентом.

3.3.2.10. Если договором предусмотрено право ОАО "РЖД" на одностороннее удержание суммы претензионных требований, то его использование допускается по решению руководителя ответственного подразделения в случае неудовлетворения претензии в установленный срок.

Указанный порядок взыскания применяется при соблюдении как минимум одного из следующих условий:

а) при наличии документально подтвержденного согласия контрагента с предъявленными претензионными требованиями. Согласие считается документально подтвержденным, если из документа (например, ответ на претензию, письмо в свободной форме, акт сверки и т.д.), подписанного уполномоченным представителем контрагента, прямо и однозначно следует его согласие с предъявленными требованиями;

б) при наличии безусловного подтверждения факта нарушения контрагентом своих обязательств оригиналами первичных документов (товарные накладные, акты сдачи-приемки и т.д.). Такие документы должны быть составлены в полном соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, подписаны уполномоченными представителями сторон договора и однозначно подтверждать сумму претензионных требований.