1.4.2. Рассмотрение проекта договора

1.4.2.1. Процедура рассмотрения проекта договора представляет собой регламентированный процесс взаимодействия подразделения-исполнителя и причастных подразделений по формированию согласованного текста проекта договора.

1.4.2.2. Для надлежащей организации процедуры рассмотрения подразделение-исполнитель формирует комплект договорной документации, который в обязательном порядке включает:

текст проекта договора и приложений к нему;

пояснительную записку к проекту договора;

документы по контрагенту (за исключением случаев заключения договоров по итогам конкурентной процедуры размещения заказа);

документ, являющийся основанием для заключения договора, оформленный в установленном порядке <11>;

--------------------------------

<11> В случае, если на дату направления проекта договора на рассмотрение документ, являющийся основанием для его заключения, находится на стадии подготовки/согласования/подписания/регистрации, в сопроводительной записке необходимо указать соответствующую информацию.

другие документы, которые, по мнению подразделения-исполнителя, необходимы для надлежащего рассмотрения проекта договора причастными подразделениями.

1.4.2.3. К проекту договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, помимо документов, указанных в подпункте 1.4.2.2 настоящих Методических указаний, прилагается:

изменяемая часть документации процедуры размещения заказа;

описание предмета процедуры размещения заказа;

техническое задание (технические условия) и календарный план в том виде, в котором они будут включаться в документацию процедуры размещения заказа, с указанием видов работ (услуг, товаров и т.д.) и сроков их выполнения (оказания, поставки и т.д.).

1.4.2.4. В комплект договорной документации по дополнительному соглашению также включается копия основного договора и всех предыдущих дополнительных соглашений.

1.4.2.5. До направления комплекта договорной документации на рассмотрение подразделение-исполнитель проверяет наличие всех необходимых документов и их содержание на наличие фактических, смысловых, текстовых, орфографических, стилистических и иных ошибок, а также на соответствие документов друг другу.

1.4.2.6. При определении необходимости включения подразделений в процедуру рассмотрения проекта договора в соответствии с их компетенцией подразделение-исполнитель руководствуется следующим.

Базовый перечень подразделений и вопросов, при наличии которых соответствующее подразделение подлежит включению в процедуру рассмотрения проекта договора, составляет:

Департамент управления дочерними и зависимыми обществами - в случае заключения договора, связанного с участием, прекращением участия, изменением доли участия в других юридических лицах;

инвестиционная служба - в случае заключения договора за счет средств, предусмотренных инвестиционной программой ОАО "РЖД";

служба информатизации - в случае заключения договора, связанного с программно-информационным обеспечением;

служба интеллектуальной собственности - в случае заключения договора, независимо от источника финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащего задания на разработку и доработку объектов техники и технологий, разработку программного обеспечения, создание учебной литературы, товарных знаков и других объектов интеллектуальных прав, а также их распределение, использование или отчуждение;

служба технической политики - в случае заключения договора, предусмотренного планом научно-технического развития ОАО "РЖД";

имущественная служба - в случае заключения договора в отношении недвижимого имущества, а также в отношении услуг по определению рыночной стоимости объектов оценки;

международная служба - в случае заключения договора с иностранными лицами;

таможенная служба - в случае заключения договора, предусматривающего перемещение товаров и/или транспортных средств через границу Российской Федерации;

служба развития системы управления - в случае заключения договора независимо от источников финансирования, в том числе с иностранными лицами, содержащего задания на разработку и доработку моделей бизнес-процессов, правил, регламентов и стандартов в области управления и повышения эффективности деятельности ОАО "РЖД", а также функциональных стратегий ОАО "РЖД" и его дочерних обществ;

экономическая служба - в случае заключения договора, выполняемого за счет источников финансирования, относящихся к ее компетенции;

финансовая служба - по вопросам порядка расчетов, финансовой ответственности, источников финансирования, а также по иным вопросам, отнесенным к компетенции службы документами ОАО "РЖД", за исключением договоров, по которым порядок расчетов, объем финансирования, финансовая ответственность, источники и порядок финансирования определены распорядительными документами ОАО "РЖД";

бухгалтерия - по вопросам ведения бухгалтерского учета и налогообложения;

служба безопасности - по вопросам проверки контрагентов на предмет того, что деятельность организации не приостановлена, в отношении нее не проводится процедура ликвидации или банкротства, на имущество не наложен арест, а также отсутствия в реестре недобросовестных поставщиков ФАС России;

центр организации закупочной деятельности - в случае заключения договора на закупку товаров, работ, услуг с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком);

юридическая служба - по вопросам, отнесенным к компетенции службы документами ОАО "РЖД".

1.4.2.7. Договоры, заключаемые на сумму не более 500 000 (пятьсот тысяч) рублей с НДС, направляются на рассмотрение в бухгалтерию, службу безопасности, центр организации закупочной деятельности (в случаях, установленных Положением о договорной и претензионной работе и настоящими Методическими указаниями) и юридическую службу в случаях и в порядке, предусмотренном внутренними документами ОАО "РЖД", регламентирующими взаимодействие подразделений ОАО "РЖД" при размещении заказа.

1.4.2.8. Проекты договоров, подготовленные с использованием типовой формы, заполнение которой предполагает исключительно внесение реквизитов сторон (указание представителей сторон, документов, подтверждающих их полномочия, банковских и иных реквизитов), а также информации, относящейся только к компетенции подразделения-исполнителя, могут быть по решению руководителя подразделения-исполнителя направлены на визирование без прохождения процедуры рассмотрения, определенной настоящим разделом, за исключением договоров, заключаемых по результатам конкурентных процедур размещения заказа.

1.4.2.9. Комплект договорной документации одновременно направляется во все подразделения, участвующие в процедуре рассмотрения.

1.4.2.10. По мотивированному запросу (в том числе устному) согласующего подразделения подразделение-исполнитель организует предоставление других документов, необходимых для надлежащего рассмотрения проекта договора и не вошедших в комплект договорной документации.

1.4.2.11. Подразделение, участвующее в рассмотрении проекта договора, в срок, установленный Положением о договорной и претензионной работе, направляет в подразделение-исполнитель замечания и предложения, которые оформляются письмом <12>, содержащим предложения по формулировкам положений договора, указание на наличие редакционных замечаний по тексту проекта договора, комментарии по предмету договора и его условиям, а также по основаниям заключения договора.

--------------------------------

<12> Процесс направления замечаний по проекту договора при отсутствии письма с замечаниями и созданием исходящего документа урегулирован информационным письмом Департамента управления делами, размещенным в соответствующей папке в ЕАСД.

При рассмотрении проекта договора в модуле "Договорная работа", в случае отсутствия замечаний и предложений, оформление письменного согласования не является обязательным. В этом случае согласие подразделения может быть выражено путем проставления соответствующей отметки в электронной системе.

1.4.2.12. В случае если на стадии рассмотрения подразделением даны замечания, без устранения которых невозможно рассмотреть проект договора по существу, проект считается нерассмотренным и подлежит направлению на рассмотрение после устранения указанных замечаний.

1.4.2.13. Подразделение-исполнитель обобщает все замечания и предложения, при необходимости проводит дополнительные консультации с причастными подразделениями, формирует новый текст договора.

При наличии редакционных замечаний, изложенных в письме или по тексту (при отсутствии письма с замечаниями), такие замечания также должны учитываться подразделением-исполнителем.

1.4.2.14. Согласование нового текста проекта договора с контрагентом осуществляет подразделение-исполнитель.

1.4.2.15. Согласование проекта договора, заключаемого по результатам конкурентных процедур размещения заказа, с контрагентом не производится.

1.4.2.16. Не допускается включение в документацию процедуры размещения заказа проекта договора, по которому имеются неустраненные замечания каких-либо подразделений.

1.4.2.17. Результатом процедуры рассмотрения является окончательная версия проекта договора, согласованная причастными подразделениями ОАО "РЖД".