3.5.21. Электронная виза (внутреннее согласование для электронного документа)

Проект документа, вне зависимости от его формы, за исключением документов с грифом "ДСП", оформляется с использованием электронной формы соответствующего бланка документа (шаблон), который прикрепляется к регистрационной карточке документа с заполнением в нем необходимых полей. Шаблоны электронных бланков документов размещены в СЭД в разделе "Бланки документов".

В лист согласования вносятся сведения о лицах, участвующих в согласовании, срок согласования, режим согласования (параллельный, последовательный, смешанный).

При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в регистрационной карточке документа либо в поле "Комментарии" в листе согласования.

В случае необходимости собственноручной подписи проекта документа исполнитель в проекте листа согласования ставит отметку в соответствующем поле.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в СЭД режимом согласования:

- при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо может быть завершен досрочно исполнителем;

- при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди, после того, как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования;

- при смешанном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один или группа участников.

Не допускается ставить подписанта документа в параллельное согласование.

Согласующий может принять одно из следующих решений по документу: "Согласовать", "Вернуть инициатору", "Вернуть предыдущему участнику", "Перенаправить".

При принятии решения "Вернуть инициатору" согласующий должен указать причину возврата, отражающийся в листе согласования в СЭД.

До вынесения решения об окончании согласования согласующий вправе перенаправить проект документа на дополнительное согласование.

Если при параллельном согласовании по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласовано", по окончании согласования документ возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа и отправляет на согласование по аналогичному "листу согласования".

В случае, если документ был возвращен инициатору из-за незначительных причин, не меняющих смысл документа, или отдельных предложений, допускается создание нового "листа согласования", начиная с лица, вернувшего документ. При этом в комментарии к "листу согласования" необходимо указать номер версии, в которой уже прошло согласование другими должностными лицами.

Принять решение о возврате (несогласовании) документа может только лицо, указанное в первоначальном списке листа согласования. Не допускается осуществлять несогласование лицам, которым документ поступил в результате функции "Перенаправление" (за исключением проекта документа, поступающего на проведение правовой экспертизы в подразделение Роспотребнадзора (его территориального органа, организации или должностному лицу, осуществляющему правовое обеспечение).

В случае несогласия или при наличии замечаний к проекту документа сотрудник, которому перенаправили документ, согласовывает документ, но в комментариях к согласованию излагает свои рекомендации.

Представляемые на согласование документы в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения, соисполнителями (в случае их наличия), курирующим заместителем Руководителя.

Срок согласования документа в СЭД не должен превышать трех рабочих дней.

Согласование внутренних документов (докладных, служебных записок и др.), создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД исключительно в электронном виде.