4.12.5. Составление и оформление описей дел

На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется опись. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (Приложение N 27). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10-ти лет) хранения;

- дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляют.

Описи дел составляются сотрудниками структурных подразделений ежегодно под непосредственным методическим руководством Отдела документооборота и контроля. По этим описям документы сдаются в архив Роспотребнадзора. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Роспотребнадзора, которую готовит отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГАРФ.

Описи дел составляются по установленной форме (Приложение N 27) и представляются в Отдел документооборота и контроля не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел по личному составу составляются так же, как для дел постоянного хранения.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На не обнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом обеспечения и контроля документооборота и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роспотребнадзора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.