Приложение N 9

к п. 41 Инструкции

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 N 17, и располагается над серединой реквизита "Наименование организации".

2. В реквизите Наименование организации указывается полное наименование, закрепленное в Положении о территориальном органе, уставе организации МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование, если оно также закреплено в положении (уставе).

Над наименованием территориального органа, организации МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.

3. Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес территориального органа, организации МЧС России, номер телефона справочной службы, номер факса, адрес электронной почты.

4. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением писем, включается в бланк соответствующего вида документа при изготовлении бланков (приказ, распоряжение, протокол).

Наименование других видов документов (акт, план, заключение и т.д.), за исключением писем, указывается составителем при подготовке документа.

5. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, рапорт, объяснительная записка).

Если авторами документа являются две или более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Документы, изданные двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.03.2019;

словесно-цифровым способом, например: 5 марта 2019 г.

6. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, присваиваемый документу при его регистрации.

На документе, составленном двумя или более территориальными органами, организациями МЧС России, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или при подписании.

7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

Ссылку в документе на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в каком они были официально зарегистрированы.

8. Место составления (издания) документа указывается в бланках приказов, распоряжений при изготовлении бланков. На бланках протоколов, актов место составления документа указывается при его подготовке. Место составления на бланках писем не указывается.

Место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

9. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита "Адресат", если он имеется) при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами МЧС России.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется пунктом действующего Перечня сведений, составляющих информацию ограниченного распространения МЧС России, номером экземпляра документа. Например:

При оформлении документа с ограничительной надписью "Для служебного пользования" на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия сотрудника, изготовившего документ, дата изготовления документа.

10. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Направляемые документы адресуются государственным органам, организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам, гражданам.

В реквизит "Адресат" входят совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов). Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, организации указывается наименование должности в дательном падеже, включающее наименование организации.

Воинское или специальное звание указывается в реквизите "Адресат" в письмах в органы государственной власти, в которых предусмотрена соответствующая служба, а также при осуществлении переписки в системе МЧС России. Например:

При адресовании письма в государственный орган, организацию указывается их полное или официально принятое сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

или:

При адресовании структурному подразделению государственного органа, организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже сначала наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:

При адресовании документа руководителю структурного подразделения государственного органа, организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия в дательном падеже. Инициалы должностного лица указываются после фамилии. Например:

Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем государственным органам, организациям или структурным подразделениям, под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа, а на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

В случае если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель готовит необходимое количество экземпляров документа по числу адресатов, один визовый экземпляр и указатель рассылки.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>:

--------------------------------

<1> Утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя - в левой верхней части.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) в адрес организации или физического лица (если обращение поступило в форме электронного документа) указывается электронный адрес (номер телефона/факса), почтовый адрес при этом не указывается. Например:

или

11. Гриф утверждения проставляется на документах, подлежащих утверждению должностным лицом или организационно-распорядительным документом (например, приказом), в верхнем правом углу первого листа документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, в именительном падеже, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Гриф утверждения документа" относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.

При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

(Регламент)

(Правила)

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

12. Заголовок к тексту - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например:

Письмо (о чем?) об оказании гуманитарной помощи пострадавшим регионам Российской Федерации.

Заголовок к тексту письма оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата A5.

13. Отметка о приложении - сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах и других информационно-справочных документах), а также о том, что документ является приложением к основному документу.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Оформляется реквизит "Отметка о приложении" следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, при этом пункты приложений располагаются друг под другом, например:

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

В документах, являющихся приложениями к письмам, отметка о приложении не оформляется.

Если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименование документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

или:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

В организационно-распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях) отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте основного документа при первом упоминании документа-приложения: в скобках указывается (приложение) либо (согласно приложению). Если приложений несколько, они нумеруются, а если приложение одно, оно не нумеруется. Наименование приложения должно строго соответствовать наименованию, указанному в организационно-распорядительном документе.

Аналогичным образом оформляются документы, являющиеся приложением к приложению.

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается также вид документа, к которому относится приложение, его дата и номер. Например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

14. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных государственными органами, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю.

Согласование документа проводится как внутри территориального органа, организации (внутреннее), так и с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее). Внешнее согласование проводится после завершения внутреннего согласования в установленном законодательством Российской Федерации порядке и оформляется грифом согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения о государственном органе, согласовавшем документ, в творительном падеже, дате и номере протокола (слово "протокол" указывается в именительном падеже), в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа в творительном падеже, дата и номер письма. Например:

15. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами структурных подразделений соответствующих территориальных органов, организаций МЧС России.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа.

Согласование электронных документов проводится в СЭД, электронный лист согласования хранится в ЭРК.

Для документов, подлинники (первый экземпляр) которых остаются в территориальном органе, организации МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, докладные записки и другие внутренние документы), визы проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника документа (приложение N 10 к Инструкции) либо в виде электронного листа согласования в СЭД.

Допускается также полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.

16. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Воинское или специальное звание указывается сразу под наименованием должности лица, подписавшего документ, или вместо должности (на бланке должностного лица) на письмах в органы государственной власти, в которых предусмотрена соответствующая служба, а также при осуществлении переписки в системе МЧС России. Например:

В организационно-распорядительных актах (приказы, распоряжения) воинское или специальное звание в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с положением об этом органе. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, при этом фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (в связи с командированием, отпуском, болезнью), подпись оформляется следующим образом:

17. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью с соблюдением следующих требований:

1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата ключа, срок действия сертификата электронной подписи. Отметка об электронной подписи Министерства включает изображение эмблемы МЧС России.

18. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, организации МЧС России проставляется для подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

19. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу - для исходящих писем и докладных записок; на приказах, распоряжениях, протоколах, соглашениях, планах - на оборотной стороне.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер телефона исполнителя и может дополняться наименованием должности и наименованием структурного подразделения исполнителя. Например:

Петров Иван Васильевич

8(495) 924-63-45

или

Петров Иван Васильевич

главный специалист-эксперт отдела административной работы

8(495) 924-63-45

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

20. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику и проставляется ниже реквизита "Подпись" от левого поля и состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности и собственноручной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения. Например:

При необходимости на последнем листе копии документа (выписки из документа) на свободном месте под текстом располагается реквизит "Отметка о заверении копии" с указанием о месте нахождения подлинника документа. Например:

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

21. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости указываются часы и минуты).

22. Резолюция оформляются непосредственно на свободном от текста месте рабочего поля документа соответствующим руководителем, на специальном бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится указание по исполнению, или вносится непосредственно в СЭД.

Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, расшифровку подписи и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

23. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" в верхнем поле документа или на бланке резолюции, а также вносится непосредственно в СЭД.

24. Отметка о направлении документа в дело включает: слова "В дело"; индекс дела по номенклатуре дел, в которое документ помещается на хранение; год номенклатуры дел; указанное в именительном падеже наименование должности лица, оформившего отметку; его подпись и дату. Например: