2.1. Общие требования к созданию документов

21. В территориальном органе, организации МЧС России создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

22. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, их расположение и оформление.

23. На листах бумаги формата A6 (105 x 148 мм) оформляются резолюции, листы бумаги формата A3 (297 x 420 мм) используются для оформления таблиц, карт, схем.

24. При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны бланков (унифицированные формы) и документов, которые имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Электронные шаблоны, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажных носителях.

25. Документы создаются с использованием шрифта "Times New Roman" или его метрического аналога размером 14 (в исключительных случаях - 13) с применением современных текстовых редакторов, с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 12.

26. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру. Интервал между словами - один пробел. Интервал между буквами в словах - обычный.

27. Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа, оформляемые слева (заголовок к тексту письма, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

28. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через двойной интервал.

29. Электронные документы создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

30. Текст документа должен соответствовать правилам языка, на котором он составлен.

31. Для выделения части текста документа, заголовков (в т.ч. заголовков приложений), примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

32. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, мм:

1) левое - 25 - 30;

2) правое - 10;

3) верхнее - 20;

4) нижнее - 20.

33. Границы левого, правого и верхнего полей бланка письма выравниваются по реквизиту бланка.

34. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, при этом каждое приложение к документу должно иметь свою нумерацию страниц.

35. При переносе текста на следующую страницу последняя страница текста должна содержать не менее трех строк.

36. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, без знака точки. Номер на первой странице документа или приложения не проставляется. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.