Термины и определения

--------------------------------

<1> Термины и определения приведены в соответствии с Правилами делопроизводства и ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М: Стандартинформ, 2014, за исключением терминов, определения которых даны в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, указанными в сносках.

Для целей Инструкции используются следующие термины и определения:

"автор документа" - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

"гриф документа" - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности МЧС России, помещенных в отдельную обложку;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

"докладная записка" - информационно-справочный документ, подготовленный структурными подразделениями и адресованный руководству территориального органа, организации МЧС России, содержащий информацию о событиях, фактах, по которым требуется принятие решения;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую значимость;

"исполнитель" - структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку документа;

"усиленная квалифицированная электронная подпись" - электронная подпись документа, подтверждающая его юридическую значимость;

"копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

"межведомственный электронный документооборот (МЭДО)" - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации <1>;

--------------------------------

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314).

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в территориальных органах, организациях МЧС России, с указанием сроков их хранения;

"нормативный правовой акт" - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм <2>;

--------------------------------

<2> Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 49, ст. 5506).

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"приказ" - организационно-распорядительный документ, регулирующий вопросы, связанные с основными направлениями деятельности территориального органа, организации МЧС России, требующий обязательного выполнения определенных действий, соблюдения правил, устанавливающий соответствующий порядок, утверждающий соответствующее положение, подписываемый руководителем территориального или иным уполномоченным лицом территориального органа, руководителем организации МЧС России;

"простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования паролей подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

"протокол" - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях;

"распоряжение" - организационно-распорядительный документ, который издается по оперативным вопросам, рассчитанным на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей, подписываемый руководителем территориального органа, организации МЧС России или его заместителями;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

"реквизит документа" - элемент оформления документа;

"служебная записка" - информационно-справочный документ, используемый для обмена информацией между заместителями территориального органа, организации МЧС России, структурными подразделениями;

"СЭД" - система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, хранение документов и доступ к ним, а также регистрацию документов;

"формирование дела" - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации <1>;

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 14.12.2020, N 50, ст. 8074).

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию <2>;

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2021, N 9, ст. 1467).

"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах <3>;

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2021, N 1, ст. 69).

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"юридическая сила документа" - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Иные понятия, приведенные в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (с Изменением N 1) <4>.

--------------------------------

<4> М: Стандартинформ, 2018.