|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
71
|
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, ее территориальных органах и ФГБУ "Информационный вычислительный центр Федеральной службы по надзору в сфере транспорта", с указанием сроков их хранения
|
Пост.
|
ДЗН
|
ДЗН
|
|
|
72
|
Инструкция по делопроизводству
|
Пост.
|
Пост.
|
ДЛО
|
|
|
73
|
Номенклатура дел
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
Пост. (1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
74
|
Положение об экспертной комиссии
|
Пост
|
Пост
|
Пост
|
|
|
75
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
76
|
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
77
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
78
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
79
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
ДЛО
|
ДЛО
|
ДЛО
|
|
|
80
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации
|
|
81
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
10 лет
ЭПК (1)
|
10 лет
ЭПК (1)
|
10 лет
ЭПК (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
82
|
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа (ДСП)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
|
|
83
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа (ДСП)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
84
|
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
85
|
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
86
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделению дел и документов к выделению дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)
|
Пост.
(1) (2)
|
Пост.
(1) (2)
|
Пост. (1) (2)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
87
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
|
88
|
Описи дел (1)
|
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей (2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности (3) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения
|
Пост. (2)
|
Пост. (2)
|
Пост. (2)
|
|
б) по личному составу
|
50 лет (2)
|
50 лет (2)
|
50 лет (2)
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
89
|
Топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
90
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
91
|
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов.
Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
92
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения документов.
При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно
|
|
93
|
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
94
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей, и документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет
ЭПК
|
5 лет
ЭПК
|
5 лет
ЭПК
|
|
|
95
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
96
|
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
97
|
Документы (журналы, реестры, базы данных, книги) регистрации и контроля:
|
|
|
|
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;
|
Пост.
|
Пост.
|
Пост.
|
|
б) распорядительных документов по личному составу;
|
50 лет
ЭПК (1)
|
50 лет
ЭПК (1)
|
50 лет
ЭПК (1)
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
г) поступающих, отправляемых и внутренних документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
д) исполнения документов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
е) обращений граждан;
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
|
к) использования съемных носителей информации
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
98
|
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и учета:
|
|
|
|
(1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел
|
|
а) приема посетителей;
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
б) рассылки документов;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
в) бланков строгой отчетности;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
|
г) копировальных работ;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
д) выдачи дел во временное пользование
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
3 года (2)
|
|
е) показаний приборов измерения температуры и влажности;
|
1 год
|
1 год
|
1 год
|
|
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа (ДСП)
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
з) доверенностей
|
5 лет
|
5 лет
|
5 лет
|
|
99
|
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях
|
3 года
|
3 года
|
3 года
|
|
|
100
|
Акты на уничтожение удостоверений государственных гражданских служащих Ространснадзора
|
5 лет
|
-
|
-
|
|