|
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
|
|
81.
|
Перечни документов, образующихся в процессе деятельности Роструда и его территориальных органов, с указанием сроков их хранения
|
Постоянно
|
До замены новыми
|
|
|
82.
|
Номенклатуры дел
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) Структурных подразделений - 3 года
|
|
83.
|
Договоры, соглашения об обмене электронными документами, об информационном взаимодействии
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После истечения срока действия договора, соглашения
|
|
84.
|
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера
|
10 лет ЭПК (1)
|
10 лет ЭПК (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
85.
|
Соглашения с внешними организациями и физическими лицами о конфиденциальности/неразглашении информации
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением
|
|
86.
|
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После прекращения трудовых отношений
|
|
87.
|
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки) о контроле исполнения документов
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После снятия с контроля
|
|
88.
|
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности
|
3 года
|
3 года
|
|
|
89.
|
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов
|
До ликвидации организации
|
До ликвидации организации
|
|
|
90.
|
Акты об уничтожении печатей и штампов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) При отсутствии журналов учета оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации
|
|
91.
|
Переписка по вопросам организации, совершенствования, автоматизации делопроизводства
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
92.
|
Реестры почтовых отправлений
|
1 год
|
1 год
|
|
|
93.
|
Переписка о нарушении правил пересылки документов
|
1 год
|
1 год
|
|
|
94.
|
Акты об обнаружении повреждений почтовых отправлений/расхождений в учетных данных документов
|
3 года
|
3 года
|
|
|
95.
|
Дело фонда (исторические справки, акты проверки наличия и состояния архивных документов, о технических ошибках в учетных документах, приема-передачи архивных документов на хранение, о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, об утрате и неисправимых повреждениях документов, об обнаружении документов)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и неисправимых повреждениях документов, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения, - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
96.
|
Учетные документы (книга учета поступления и выбытия дел/документов, реестры описей) архива
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
97.
|
Паспорта архивов
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
98.
|
Описи дел (1):
|
|
|
(1) Описи дел структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения и по личному составу
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (2)
|
Постоянно (2)
|
(2) Неутвержденные (несогласованные) - До минования надобности
|
|
б) по личному составу;
|
50 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
(3) После уничтожения дел
|
|
99.
|
Постеллажные топографические указатели
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
100.
|
Карты-заместители архивных дел
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения дел
|
|
101.
|
Графики приема-передачи дел в архив
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
102.
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
103.
|
Документы (акты, требования, заявки, запросы) учета выдачи дел, документов во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения дел, документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
104.
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения дел, документов. При невозвращении - протоколы акты включаются в дело фонда
|
|
105.
|
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и оказании услуг в сфере архивного дела и делопроизводства
|
5 лет (1)
|
5 лет (1)
|
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
|
|
106.
|
Переписка с территориальными органами Роструда, архивными учреждениями, иными организациями по вопросам хранения документов
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
107.
|
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
108.
|
Документы (журналы, базы данных) регистрации и контроля:
|
|
|
|
|
а) распорядительных документов по основной деятельности;
|
Постоянно
|
Постоянно
|
|
|
б) распорядительных документов по личному составу;
|
50 лет ЭПК (1)
|
50/75 лет ЭПК (1)
|
(1) О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной деятельностью, - 5 лет; о дисциплинарных взысканиях - 3 года
|
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
г) поступающих и отправляемых документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
д) внутренних документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
е) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой ДСП);
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
ж) бланков строгой отчетности;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После уничтожения бланков
|
|
з) приема граждан
|
3 года
|
3 года
|
|
|
109.
|
Документы (журналы, книги, базы данных) учета:
|
|
|
|
|
а) выдачи дел во временное пользование;
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения всех дел
|
|
б) выдачи архивных справок, выписок, копий документов;
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
в) показаний приборов измерения температуры и влажности воздуха в архивохранилищах
|
1 год
|
1 год
|
|