III. Ведение и хранение личного дела гражданского служащего

15. Ведение личного дела гражданского служащего включает в себя своевременное приобщение документов, дополнительно поступивших от гражданского служащего, руководства Министерства (приказы Министерства и основания для их издания).

16. Формирование и ведение личного дела осуществляет гражданский служащий, обеспечивающий приобщение представленных документов к личному делу гражданского служащего.

17. К личному делу гражданского служащего приобщаются документы, указанные в пунктах 10 и 12 настоящей Инструкции, а также:

а) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

б) копия приказа Министерства о назначении на должность гражданской службы и основание к приказу;

в) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт, а также должностной регламент гражданского служащего;

г) копии приказов Министерства о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы и основания к приказам;

д) копии приказов Министерства об установлении ежемесячной надбавки за выслугу лет на гражданской службе и надбавки за особые условия гражданской службы, других надбавок и основания к приказам;

е) письменное заявление гражданского служащего, протокол (выписка из протокола) решения Комиссии Минэкономразвития России по зачислению иных периодов работы в стаж государственной службы, дающий право на ежемесячную надбавку к должностному окладу за выслугу лет;

ж) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

з) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

и) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

к) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

л) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

м) копии приказов Министерства о поощрении гражданского служащего, а также о применении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены и основания к приказам;

н) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

п) справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы, утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. N 484;

р) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

с) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

т) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

у) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

ф) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;

х) копия приказа Министерства об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении и основание для приказа.

18. В личное дело гражданского служащего, оформленного на работу в загранаппарат Министерства, дополнительно приобщаются:

а) представление директора (заместителя директора) департамента о назначении гражданина на должность в загранаппарат Министерства или рекомендация с последнего места работы;

б) выписка из протокола заседания Комиссии Министерства по рассмотрению кандидатов на работу в загранаппарат Минэкономразвития России и МИДа России;

в) собственноручно заполненные и подписанные анкеты членов семьи гражданского служащего, выезжающих с ним по отдельным загранпаспортам, с приложением фотографий (6 шт.);

г) копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) медицинские справки для выезжающих за границу гражданского служащего и членов семьи по форме N 082/у, утвержденной Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 г. N 1030.

19. В личное дело гражданского служащего вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также документы, подтверждающие изменение персональных данных гражданского служащего.

20. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

21. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись документов, имеющихся в личном деле. Документы подшиваются в хронологическом порядке.

22. Личные дела сотрудников Министерства, не являющихся гражданскими служащими, комплектуются и ведутся аналогичным образом.

23. При увольнении гражданского служащего к его личному делу приобщаются: а) приказ Министерства; б) заявление гражданского служащего; в) запрос на перевод в другую организацию, запрос на передачу личного дела в другой орган государственной власти (при переводе).

24. Личное дело уволенного гражданского служащего оформляется гражданским служащим, отвечающим за формирование, ведение и хранение личного дела, для передачи в архивное подразделение Министерства.

25. Подготовка личного дела гражданского служащего для передачи в архивное подразделение Министерства осуществляется в соответствии с порядком передачи документов на архивное хранение, установленным в Министерстве.

26. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы при наличии запроса с нового места гражданской службы.

27. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы при наличии запроса с нового места гражданской службы.

28. Личные дела гражданских служащих хранятся в оборудованных сигнализацией и опечатываемых помещениях.