II. Порядок регистрации, рассмотрения и разрешения письменных обращений граждан

II. Порядок регистрации, рассмотрения

и разрешения письменных обращений граждан

9. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ФТС России. Организацию делопроизводства с обращениями граждан осуществляет Приемная ФТС России в соответствии с установленным порядком.

10. Все поступающие в ФТС России письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в Приемной ФТС России в течение трех дней. Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России автоматизированной поисковой системе.

В РКФ вносятся следующие основные реквизиты обращений граждан:

- наименование вида обращения;

- кому адресовано обращение;

- ф.и.о. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа;

- дата регистрации обращения, регистрационный номер;

- количество листов обращения;

- заголовок к тексту обращения;

- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);

- подразделение-исполнитель;

- срок исполнения обращения;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- движение обращения;

- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- наличие приложений;

- постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения;

- тематика обращений (рубрикатор);

- совместное рассмотрение;

- вид передачи обращения (почтой, факсом).

Правила работы в автоматизированной поисковой системе и порядок заполнения РКФ изложен в отдельных методических документах ФТС России.

На все зарегистрированные обращения распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица, ответственного за документационное обеспечение (далее - служба ДОУ) в структурном подразделении, о получении обращения помещается в контрольную картотеку Приемной ФТС России.

11. Регистрационный номер обращения граждан формируется из начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, "А-0010", "К-0112", "Ж-1214и").

Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указывается в штампе "обращения граждан" ФТС России (приложение N 1 к Инструкции), который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления в случае необходимости адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.

12. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению комиссиями ФТС России (например, Жилищной комиссией ФТС России), которые в соответствии с правовыми актами ФТС России самостоятельно регистрируют поступающие заявления, Приемная ФТС России не регистрирует и направляет в соответствующие комиссии для регистрации и исполнения.

13. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер и в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.

14. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и отосланные ими для разрешения в ФТС России, при наличии такого обращения в ФТС России повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером обращения, направленного заявителем непосредственно в ФТС России, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, К-0025/2), при этом в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.

15. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения в таможенные органы или должностным лицам, решения или действие (бездействие) которых обжалуются.

16. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ФТС России, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

17. Письменное обращение должно содержать в обязательном порядке либо наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, суть предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.

18. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

О содержании писем докладывается руководству ФТС России, если в них содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.

19. Если письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц ФТС России, а также членам их семей, то такое обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

20. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в структурные подразделения ФТС России, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

21. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно ранее давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник структурного подразделения ФТС России или лицо, его замещающее, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в ФТС России. О данном решении структурное подразделение-исполнитель уведомляет гражданина, направившего обращение.

22. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

23. Обращения граждан, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им. Поступающие в адрес руководства ФТС России обращения граждан, если затронутые вопросы не требуют указаний руководства ФТС России, направляются непосредственно в структурные подразделения ФТС России или в таможенные органы Российской Федерации по принадлежности.

24. Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и должны содержать в обязательном порядке фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обратившегося, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, адрес электронной почты, суть предложения, заявления или жалобы.

25. Ответ на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

26. После рассмотрения руководством ФТС России, обращения граждан возвращаются в Приемную ФТС России: с резолюциями руководителя ФТС России - от начальника Управления делами, с резолюциями заместителей руководителя ФТС России - от помощников заместителей руководителя ФТС России. Должностные лица Приемной ФТС России переносят в РКФ содержание резолюций и направляют обращения на исполнение согласно поручению руководства ФТС России.

27. По каждому обращению граждан, поступившему после регистрации на исполнение в соответствующее структурное подразделение ФТС России, в течение трех дней должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии обращения к рассмотрению;

- о передаче обращения на исполнение в другое структурное подразделение ФТС России либо в таможенный орган с извещением об этом автора обращения;

- о направлении по принадлежности в государственные органы Российской Федерации, если затронутые вопросы не относятся к ведению ФТС России, с извещением об этом автора обращения;

- об оставлении обращения без рассмотрения, если его содержание лишено логики и смысла, с извещением об этом автора обращения.

28. Если в обращениях граждан наряду с вопросами, относящимися к компетенции ФТС России, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других государственных органах Российской Федерации, то в течение семи дней со дня регистрации подразделение-исполнитель направляет копии обращений по принадлежности с извещением авторов обращений.

29. При наличии поручения руководства ФТС России направление обращений граждан на исполнение в другое структурное подразделение осуществляется только с согласия руководства ФТС России. Для этого структурное подразделение-исполнитель направляет докладную записку на имя руководителя ФТС России (заместителя руководителя ФТС России), давшего поручение.

30. Передача обращений граждан из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение, в том числе обращений граждан по принадлежности согласно резолюции руководства ФТС России, осуществляется через Приемную ФТС России. В РКФ вносится необходимая информация, после чего обращения передаются на исполнение в структурное подразделение ФТС России по принадлежности.

31. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма ФТС России в соответствии с инструкцией по делопроизводству ФТС России без указания звания должностного лица, подписавшего ответ, фамилии исполнителя, номера телефона. Фамилия исполнителя и его телефон указываются на втором, визовом, экземпляре ответа. Подготовленный документ поступает в Приемную ФТС России для регистрации.

Исходящий номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре, формируемого по данному вопросу, и входящего регистрационного номера (например, 01-174/А-0010, 01-174/Ж-1214и). В РКФ обращения вносятся отметки о его исполнении. Распечатывается новый экземпляр РКК с отметками об исполнении обращения и помещается в картотеку исполненных обращений (предыдущие РКК уничтожаются). Если письменный ответ не направляется, отметка об этом также вносится в РКФ обращения и распечатывается новая РКК.

Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо), в отдельных случаях - каждому из подписавших обращение.

32. Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, направляется в соответствии с установленным порядком. Адрес на конверте с обязательным указанием почтового индекса автора заполняет исполнитель на русском языке, а также дублирует буквами латинского алфавита (адрес на иностранном языке, указанный автором в обращении).

33. Обращения граждан считаются решенными, если рассмотрены и решены все затронутые в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и авторам даны ответы.

34. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба.

35. На документах, связанных с рассмотрением обращений граждан, после принятия решения и их исполнения должна быть внесена запись "В дело" с указанием индекса дела по номенклатуре и проставлена подпись должностного лица, принявшего это решение. Соответствующая запись вносится в РКФ обращения.

36. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел Приемной ФТС России, хранятся в Приемной ФТС России. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений-исполнителей, хранятся в структурных подразделениях. Обращения граждан, зарегистрированные и рассмотренные в комиссиях ФТС России, хранятся в делах данных комиссий в соответствии с установленным порядком.

37. По жалобам граждан на решения, действия (бездействие) таможенных органов и их должностных лиц дела формирует и хранит соответствующее структурное подразделение ФТС России.

38. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Документы в делах должны располагаться в хронологическом порядке. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению подшивать в дела запрещается.

39. Дела с обращениями граждан по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.