II. Порядок учета (регистрации) и рассмотрения обращений граждан

II. Порядок учета (регистрации)

и рассмотрения обращений граждан

3. Обращения, поступившие в Рослесхоз, подлежат обязательному рассмотрению.

Все поступившие письменные обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в системе электронного документооборота, как правило, в день их поступления, но не позднее трех дней с момента поступления.

В письменном обращении должны быть указаны: адресат, фамилия, имя и отчество автора обращения, адрес, по которому должен быть направлен ответ (данные о месте жительства, работы или учебы заявителя), суть предложения, заявления или жалобы, подпись и дата.

Обращение, поступившее по информационным системам, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

4. Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется Управлением делами Рослесхоза.

5. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения.

Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются и передаются исполнителям вместе с текстом обращений.

6. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в регистрационной электронной карточке заявлений и жалоб делается пометка "повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

7. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в Рослесхоз;

- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

8. В случае, если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения обращений, Руководитель Рослесхоза принимает соответствующие меры в отношении виновных лиц и о результатах рассмотрения обращения сообщает заявителю.

9. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в федеральный орган, рассматриваются как первичные.

10. Все поступившие обращения после регистрации докладываются Руководству Рослесхоза, которое дает по каждому из них письменное указание исполнителям, либо направляются на рассмотрение руководителям структурных подразделений.

11. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

12. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Рослесхоза, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением автора обращения о переадресации обращения.

13. В случаях, когда в обращениях наряду с вопросами, относящимися к компетенции Рослесхоза, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других ведомствах, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы.

14. Ответы заявителям печатаются на бланке установленной формы и регистрируются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

Ответ на обращение подписывается должностным лицом Рослесхоза.

15. Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением обращений Управлением делами формируются в дело, включенное в сводную номенклатуру дел Рослесхоза.

16. Документы в делах располагаются в соответствии с исходящим регистрационным номером. Подлинники документов обращений и все документы, относящиеся к их рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельные группы. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Подлинники документов обращений, оставленные без ответа (обращения, не требующие ответа, анонимные), формируются Управлением делами в отдельную группу документов в соответствии со сводной номенклатурой дел Рослесхоза.

Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.

17. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в Управлении делами Рослесхоза. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

18. Срок хранения дел с предложениями, заявлениями и жалобами - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.

19. Должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

внимательно, всесторонне, своевременно, в случае необходимости с участием гражданина, направившего обращение, разобраться в их существе. При необходимости запрашивать дополнительные материалы или направить сотрудников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

принимать по ним законные, обоснованные и мотивированные решения и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

сообщать в письменной форме заявителям о решениях, принятых по их обращениям, со ссылками на законодательство Российской Федерации, а в случае отклонения обращения - разъяснять также порядок обжалования принятого решения.

20. Для проверки фактов, изложенных в обращениях граждан, назначаются сотрудники Рослесхоза, которые тщательно инструктируются должностными лицами, давшими поручение о проведении проверки.

21. По результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности Рослесхоза и подведомственных ему организаций, злоупотребления должностными полномочиями, то в заключении должно быть указано, какие конкретно предлагаются (приняты) меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений в деятельности Рослесхоза.

22. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

23. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

24. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

25. На обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, ответ не направляется по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

26. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

27. Если письменное обращение содержит вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы, при этом в обращении не приводятся иные доводы или обстоятельства, руководитель Рослесхоза принимает решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.