Учет оформленных виз и бланков виз

100. Бланки виз относятся к документам строгой отчетности.

101. Персональную ответственность за хранение и учет бланков виз, печатей и штампов несут руководители территориальных органов, а также сотрудники, непосредственно осуществляющие функции их учета и хранения.

102. В территориальном органе организуется журнальный и автоматизированный учет бланков виз.

103. Территориальный орган ведет учет оформленных виз по корешкам вкладных визовых бланков, а также бумажным подложкам машиночитаемых визовых бланков, сгруппированных по номерам и подшитых в отдельное номенклатурное дело, которое хранится в территориальном органе. Срок хранения таких дел - один год.

104. Анкеты с приложенными к ним документами, послужившими основанием для оформления и выдачи визы, подшиваются в самостоятельное номенклатурное дело.

105. Срок хранения номенклатурных дел составляет один год. Уничтожение дел и учетных документов производится по актам в установленном порядке.

106. Анкеты регистрируются по журналу учета принятых анкет. При наличии автоматизированной системы учета принятых анкет журнальный учет не ведется. Срок хранения журнала учета принятых анкет составляет 5 лет.

107. Сведения о выданных, аннулированных и восстановленных визах в течение 24 часов передаются в ГИСМУ. До создания ГИСМУ информация передается в Центральный банк данных по учету иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих и временно или постоянно проживающих на территории Российской Федерации, в том числе участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом, на региональный уровень с последующей передачей на федеральный уровень.

108. Учет и хранение бланков виз организуются в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.

109. В территориальных органах бланки виз должны храниться в специально оборудованных складских помещениях, защищенных от проникновения влаги, с надежными запорами на дверях и установленными на окнах металлическими решетками. Эти помещения должны быть оборудованы пожарно-охранной сигнализацией, выведенной на пульт вневедомственной охраны при ОВД (УВД), на территории обслуживания которого расположено складское помещение.

На складе необходимо иметь исправные средства тушения пожаров.

110. В подразделениях территориальных органов бланки виз хранятся в отдельных сейфах или несгораемых шкафах (ящиках).

Склады и сейфы (шкафы, ящики) с бланками виз опечатываются руководителем или сотрудником, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков виз.

111. Право доступа в склады и места хранения бланков виз имеют только лица, ведающие учетом и хранением бланков, а также их непосредственные начальники и должностные лица, проверяющие состояние хранения и учета бланков (в присутствии сотрудников, ответственных за учет и хранение бланков).

112. При получении бланков виз сотрудниками, осуществляющими функции их учета и хранения, проверяются состояние и целостность упаковки и маркировочных этикеток (ярлыков) Федерального государственного унитарного предприятия "Гознак" <*>, соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, а также соответствие серий и номеров бланков виз, указанных на маркировочных этикетках (ярлыках) ФГУП "Гознак", сериям и номерам, указанным в сопроводительных документах.

--------------------------------

<*> Далее - "ФГУП "Гознак".

Подтверждения о получении бланков направляются в ФМС России.

113. Бланки виз учитываются по книге учета поступления и выдачи бланков виз (приложение N 4 к Административному регламенту).

Израсходованные бланки виз списываются по этим же книгам. Основанием для списания бланков являются накладные (приложение N 5 к Административному регламенту).

Записи в книгах производятся фиолетовой или черной пастой четко и без помарок. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и внесения новых, о чем делаются соответствующие отметки за подписью сотрудников, ведущих книги. Подчистки в книгах не допускаются.

113.1. Технически испорченные и невостребованные бланки виз уничтожаются не реже одного раза в квартал.

При этом комиссия проверяет каждый бланк визы, подлежащий уничтожению, а также устанавливает причину его порчи либо неполучения.

Списанные бланки виз уничтожаются, о чем составляется акт, который утверждается начальником и хранится в делах территориального органа ФМС России.

114. Отпуск бланков виз подразделениям со складов территориальных органов производится по накладным руководителям подразделений, а также сотрудникам, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков виз.

115. Пересылка бланков виз производится фельдсвязью или спецсвязью в упаковке, гарантирующей их сохранность.

116. В случае перевозки бланков виз сотрудниками, которым доверены их получение и перевозка, они предупреждаются, что после получения бланков они обязаны немедленно следовать к месту назначения. Им запрещается передоверять охрану и сопровождение бланков другим лицам, а также одновременно выполнять какие-либо иные поручения, хотя бы и служебного характера.

Перевозка бланков виз сотрудниками, не обеспеченными вооруженной охраной и служебным автотранспортом, категорически запрещается.

117. Вскрытие упаковок с бланками виз в подразделениях производится в присутствии комиссии, назначаемой приказом руководителей территориальных органов, а при невозможности создания комиссии - в вышестоящем по подчиненности подразделении или территориальном органе, где такая комиссия создана, которая пересчитывает и полностью просматривает поступившие бланки.

118. Бланки виз после вскрытия и просмотра вскрытой пачки полностью приходуются по журналу учета поступления виз и выдачи их гражданам (приложение N 3 к Административному регламенту).

118.1. Срок хранения журнала учета поступления виз и выдачи их гражданам составляет 5 лет.

119. В случаях недостачи, излишков или обнаружения дефектных бланков виз (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, наличие дублированных номеров, со скошенным шрифтом в тексте или не соответствующих номерам, указанным в маркировочных этикетках (ярлыках) ФГУП "Гознак" на пачках) составляются акты в 2 экземплярах. Первые экземпляры актов с приложением упаковок и маркировочных этикеток (ярлыков) ФГУП "Гознак", а также дефектных бланков виз направляются в территориальные органы для последующей пересылки поставщику (ФГУП "Гознак"). Копии писем направляются в ФМС России. Вторые экземпляры актов служат основанием для списания бланков виз по журналу учета поступления виз и их выдачи.

120. В случаях утраты или хищений бланков виз проводятся служебные проверки для установления причин и обстоятельств случившегося. Материалы служебной проверки не позднее 10-дневного срока со дня обнаружения факта утраты или хищения подлежат утверждению руководителем подразделения и представляются руководству территориального органа для последующего информирования ФМС России о принятых мерах.

121. Проверки обеспечения учета и хранения бланков виз в территориальных органах осуществляются не реже одного раза в квартал комиссиями, ежегодно назначаемыми приказами руководителей территориальных органов.

В состав комиссии входят не менее трех сотрудников территориального органа, один из которых должен являться сотрудником финансового подразделения.

В подразделении, где создание комиссии невозможно, проверка обеспечения учета и хранения бланков виз осуществляется вышестоящим по подчиненности подразделением или территориальным органом, где такая комиссия создана.

122. Комиссия обязана проверить:

122.1. Состояние учета и хранения бланков виз, своевременность и полноту их оприходования, списания (выдачи), соответствие остатков бланков виз по журналам учета поступления виз и выдачи их гражданам фактическому их наличию, обеспечение сохранности бланков виз, а также печатей, штампов, спецклея и другой специальной продукции, правильность ведения журналов учета поступления виз и выдачи их гражданам, соблюдение правил пользования специальной продукцией.

122.2. Правильность оформления и обоснованность выдачи виз.

122.3. Наличие и правильность оформления анкет, порядок их хранения.

122.4. Своевременность аннулирования виз, признанных недействительными или выданных в нарушение установленного порядка, порядок их хранения и уничтожения.

122.5. Своевременность и полноту взимания государственной пошлины за выданные визы.

123. О результатах проверки составляются акты, в которых отмечаются недостатки и вносятся предложения по их устранению.

124. Акт утверждается председателем комиссии.

Члены комиссий несут ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте сведений.

125. Утвержденный акт с результатами проверки докладывается руководителю территориального органа для принятия соответствующего решения.