3.3. Архивное хранение и использование обращений

3.3.1. Обращения со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела и хранятся в Депуправделами.

3.3.2. На каждом обращении после принятия окончательного решения проставляется отметка "В дело", дата и подпись исполнителя по данному обращению или руководства департамента.

3.3.3. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по календарному году в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке копий ответов. Основания (письма-обращения) помещаются после копии ответа автору.

В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

3.3.4. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность).

3.3.5. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан, законченных делопроизводством, возлагается на Депуправделами.

3.3.6. Сроки хранения документов по обращениям определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральным архивным агентством 6 октября 2000 г. (в государственной регистрации не нуждается. Письмо Минюста России от 07.02.2002 N 07/1110-ЮД).

3.3.7. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.3.8. В необходимых случаях постоянно действующей центральной экспертной комиссией Министерства может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных обращений, связанных с предложением по совершенствованию в сфере агропромышленного комплекса.