Передача дел на архивное хранение

9.74. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу передаются:

в отдел архивов - дела подразделений аппарата управления через 5 лет после завершения их делопроизводством.

Дела филиалов и структурных подразделений общества, находящихся в г. Москве и включенных в согласованный с архивным учреждением перечень подразделений общества, дела которых сдаются на государственное хранение отделом архивов, передаются в случае их ликвидации (упразднения) в отдел архивов, если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы железных дорог - дела органа управления железной дороги и ее структурных подразделений через 5 лет после завершения их делопроизводством, а также дела филиалов и структурных подразделений общества (за исключением относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации и заключивших договоры с архивным учреждением на прием-передачу документов), деятельность которых осуществляется в границах железной дороги, в случае их ликвидации (упразднения), если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества - дела этих филиалов и подразделений;

в архивные учреждения - дела аппарата управления общества, а также филиалов и структурных подразделений общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Передача этих дел осуществляется в соответствии с условиями договора с архивным учреждением на прием-передачу документов постоянного и долговременного хранения.

Дела постоянного хранения региональных подразделений относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации филиалов и структурных подразделений общества, деятельность которых осуществляется в границах железной дороги, передаются в архивы железных дорог через 5 лет после завершения их делопроизводством, а дела по личному составу - в случае ликвидации (упразднения) этих подразделений, если иное не предусмотрено другими документами общества.

9.75. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архивы, а хранятся в подразделениях общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

В случае ликвидации (упразднения) подразделения общества дела временного хранения, срок хранения которых не истек, могут передаваться в архив по описям дел и номенклатуре дел с составлением акта приема-передачи. В этом случае указанные дела оформляются в соответствии с требованиями архива (нумерация листов дела, составление внутренних описей дел и др.).

9.76. Передача дел (за весь год) в отдел архивов, архивы филиалов и структурных подразделений общества производится, как правило, один раз в год по графику, составляемому этими архивами и утверждаемому соответственно начальником Департамента управления делами и руководителями филиалов и структурных подразделений общества.

9.77. В период подготовки подразделениями общества дел к передаче на хранение в отдел архивов, архив филиала или структурного подразделения общества проверяется соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел, и оформление дел согласно требованиям их подготовки к архивному хранению. Выявленные архивом недостатки должны быть устранены подразделениями общества в месячный срок.

9.78. Прием-передачу каждого дела производят работник отдела архивов либо архива филиала или структурного подразделения общества и работник службы делопроизводства, сдающей дела. На всех экземплярах описи дел делается отметка о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел и дата приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник службы делопроизводства, передавший дела, и работник отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения.

После оформления приема-передачи дел один экземпляр описи дел возвращается работнику, сдавшему дела.

9.79. Прием дел отделом архивов, архивом филиала или структурного подразделения общества оформляется актом приема-передачи, который подписывают руководитель службы делопроизводства, передавшей дела, и руководитель (работник) принявшего их архива.

9.80. В случае реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества его служба делопроизводства в период проведения связанных с этим мероприятий формирует в дела все имеющиеся документы постоянного, долговременного, в том числе по личному составу, а также временного хранения, срок хранения которых не истек, оформляет дела и составляет описи дел.

Служба делопроизводства реорганизуемого подразделения общества передает оформленные дела службе делопроизводства правопреемника, служба делопроизводства ликвидируемого (упраздняемого) подразделения - в соответствующий архив, если иное не предусмотрено другими документами общества.

Передача дел производится до завершения установленного срока реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества и осуществляется по описям дел и номенклатуре дел реорганизуемого или ликвидируемого (упраздняемого) подразделения общества, с оформлением акта приема-передачи дел.