Оформление дел, передаваемых на архивное хранение

9.63. Оформление дел, передаваемых на архивное хранение, включает комплекс работ по подготовке их к хранению. Дела оформляются при их заведении и по окончании года службами делопроизводства подразделений общества.

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

9.64. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.65. При полном оформлении дела документы должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагаются в начале дела, более поздние - в конце) и подшиты в четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу простым карандашом. Листы каждого тома нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, иллюстрации и другие специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются в левом верхнем углу их оборотной стороны.

Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист, с проставлением номера в правом верхнем углу. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то этот документ и каждый подклеенный к нему документ нумеруются отдельно.

Листы большого формата, подшитые за один край, нумеруются в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивается и нумеруется как один лист.

При подшивке в дело конвертов с вложениями нумеруется сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.66. После завершения нумерации листов составляется лист - заверитель дела, помещаемый в конце дела. На нем указываются цифрами и прописью количество листов, особенности отдельных документов, например, чертеж, фотография, рисунок, а также пропущенные номера листов.

Если обнаружена ошибка в нумерации листов, возможно присвоение листам литерных номеров (1а или 5 а, 5 б, 5 в), о чем делается отметка в листе - заверителе дела.

В случае большого количества ошибок, допущенных при нумерации, проводится перенумерация листов: старые номера зачеркиваются карандашом одной косой чертой, а рядом ставится новый номер (запрещается подтирка и исправление старых номеров). В конце дела помещается новый лист - заверитель дела, при этом старый лист - заверитель дела зачеркивается и сохраняется в деле.

В листе-заверителе дела указываются при необходимости особенности физического состояния дела (документов) - разорван лист, документ склеен или залит чернилами и др., а также особенности формирования дела, например, помещение в дело документа большого формата и др.

Лист - заверитель дела подписывается его составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления. Количество листов в деле, соответствующее количеству, указанному в листе - заверителе дела, указывается на обложке дела.

9.67. Лист - заверитель дела составляется по следующей форме:

О последующем изменении состава и состояния дела (повреждении, замене документов и др.) оформляется соответствующий акт, что отмечается в листе - заверителе дела.

9.68. Для каждого дела с документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу составляется внутренняя опись документов по следующей форме:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов единицы хранения (дела) N ______

9.69. Внутренняя опись документов единицы хранения (дела) помещается в начале дела и включает в себя индексы, номера и даты документов, их заголовки и номера соответствующих листов, на которых расположен каждый документ.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество на листе-заверителе дела обозначается после общего количества листов единицы хранения (дела) через знак "+".

Внутренняя опись документов завершается итоговой записью, в которой указываются количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, и подписывается составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления описи.

Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменение состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражается в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты.

9.70. На обложках дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу указываются следующие реквизиты:

полное наименование общества (в именительном падеже) с указанием под ним в скобках его официального сокращенного наименования;

наименование подразделения общества (в соответствии со структурой общества на момент заведения дела);

номер дела и номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

заголовок дела по сводной номенклатуре дел аппарата управления общества, филиала или структурного подразделения. На обложке личного дела пишется "Личное дело ..." вместо "Дело N ... том N ...", а в заголовке дела указывается фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже;

даты начала и окончания (крайние даты) дела, оформляемые словесно-цифровым способом. Датой начала дела считается дата самого раннего документа дела, а датой окончания - дата самого позднего документа (дата регистрации входящего и исходящего документов, дата соответствующего внутреннего документа общества).

Крайними датами дела, содержащего протоколы совещаний и заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

При определении даты начала и окончания дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело;

количество листов в деле согласно листу - заверителю дела, которое указывается после окончания дела;

срок хранения дела, который должен соответствовать сроку хранения, указанному в перечнях типовых документов и научно-технических документов или в перечне документов общества. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах долговременного хранения указывается срок хранения согласно этим перечням, на делах по личному составу пишется "Хранить 75 лет";

архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который пишется чернилами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел.

На обложках дел предусматривается место для наименования архивного учреждения и кодов архивного учреждения и общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), которые ставятся при передаче дел на хранение в архивное учреждение.

9.71. По окончании года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, заведенных по номенклатуре дел подразделения общества, вносятся необходимые уточнения:

если наименование подразделения общества изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке пишется новое наименование, а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел, содержащих приказы и распоряжения, указываются номера этих документов;

если переписка сформирована в дело из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а затем заголовок каждого тома;

указывается число, месяц, год начала и окончания дела (тома);

если в деле имеются документы за более ранние годы, чем год образования дела, то на его обложке под датой делается оговорка: "Имеются документы за ... годы";

на обложке дела указывается количество листов в деле, которое должно совпадать с количеством листов, указанным в листе - заверителе дела;

при внесении заголовков дел в опись дел на обложке дела указываются номер дела по описи и - по согласованию с отделом архивов, архивом железной дороги или архивным учреждением - номера описи и фонда документов соответствующего подразделения общества.

Надписи на обложках дел следует делать четко, светостойкими черными чернилами или тушью.

9.72. Дела подразделений общества с момента их заведения и до сдачи в архив хранятся в помещении, где располагается служба делопроизводства, или в другом специально отведенном закрывающемся помещении.

Дела располагаются в закрывающихся шкафах, корешками наружу, в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы должны предохранять документы от пыли и воздействия солнечного света и обеспечивать их сохранность.

9.73. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые могут храниться в скоросшивателях, листы этих дел не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела и лист - заверитель дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.