3.13. Обработка документов в структурных подразделениях

3.13.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами (должностными инструкциями) работников.

3.13.2. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется на основании поручений по исполнению документов руководителя Росстата (территориального органа), его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

3.13.3. Структурное подразделение, отмеченное руководителем Росстата (территориального органа) или его заместителем в поручении по исполнению документа первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный", в СЭД - "V"), является головным исполнителем поручения. Руководитель структурного подразделения - головного исполнителя организует работу по исполнению указания и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения руководителя, давшего поручение.

3.13.4. Структурное подразделение - соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания, представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем структурного подразделения, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений.

3.13.5. Структурное подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день рассмотрения руководством Росстата документа или на следующий рабочий день), срочные документы передаются в структурное подразделение - исполнитель незамедлительно.

Документы, поступившие в структурное подразделение, в том числе с указаниями руководителя Росстата (территориального органа) по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

3.13.6. При обработке документов в структурных подразделениях на службу делопроизводства подразделения возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководством структурных подразделений, доведения их до исполнителей в структурном подразделении;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии), с отметкой "срочно" - немедленно;

с периодичностью не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени проверка поступления в электронный кабинет руководителя структурного подразделения электронных регистрационных карточек документов и получение в службе делопроизводства организационно-распорядительных и иных внутренних документов, адресованных в структурное подразделение, оформленных на бумажном носителе;

представление на рассмотрение руководителю структурного подразделения поступивших документов и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

ведение учета движения документов в структурном подразделении в СЭД, а с пометкой "Для служебного пользования" - в журнале, в соответствии с поручением по исполнению документа руководителя структурного подразделения, проверка правильности оформления документов и передача на отправку;

контроль прохождения документов в подразделении;

справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль исполнения документов и информирование в установленные сроки руководителя структурного подразделения или его заместителя (ответственного за контроль исполнения) и начальника отдела (головного исполнителя) структурного подразделения об исполнении поручений Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации и документов;

проведение квартальной проверки фактического наличия всех документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с пометкой "Для служебного пользования";

осуществление регистрации документов, образующихся при переписке с территориальными органами и подведомственными организациями в СЭД;

отправка адресатам документов, исполненных на бумажном носителе в структурном подразделении;

составление и ведение раздела структурного подразделения в сводной номенклатуре дел Росстата на основе предложений отделов;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения;

формирование исполненных электронных документов со статусом "Закрыт" в СЭД в соответствии с номенклатурой структурного подразделения;

организация и контроль формирования, оформления дел в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях;

оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве;

подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив в установленном Инструкцией порядке;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

хранение бланков Росстата, ведение журналов учета бланков Росстата, контроль за использованием бланков, а также уничтожение бланков согласно установленному порядку.

3.13.7. При увольнении или переходе на другую работу работник структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата должен сдать находящиеся у него на исполнении документы назначенному на его должность сотруднику либо лицу, его замещающему.

3.13.8. При увольнении работника, ответственного за ведение делопроизводства, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному сотруднику по акту приема-передачи.

3.13.9. Об утрате или неисправимом повреждении документа работник в течение одного часа устно сообщает непосредственному руководителю и в службу делопроизводства. О результатах проверки правил работы с документами информируется вышестоящий руководитель.

3.13.10. При служебной необходимости при изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим работником, руководитель структурного подразделения назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей в службу делопроизводства.

Передача документа Росстата или его копии в сторонние организации или частным лицам производится с разрешения должностного лица, подписавшего данный документ.