3.14. Работа исполнителя с документами

3.14.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Росстата осуществляется в порядке, установленном Регламентом Росстата, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководителя Росстата, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц (руководителя территориального органа Росстата, его заместителей).

3.14.2. Документы структурным подразделениям - исполнителям поступают в СЭД. Документы, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭД, доставляются в структурные подразделения - исполнители в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

3.14.3. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Росстата (руководителю структурного подразделения);

определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа);

подготовка указателя рассылки документа (при необходимости).

3.14.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то из их числа руководителем структурного подразделения определяется ответственный исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

3.14.5. Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель может делать пометки на полях документа (в СЭД - в "Комментариях") о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

3.14.6. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Росстата подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих структурных подразделений.

3.14.7. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение - исполнитель готовит служебную записку руководству с перечислением неурегулированных разногласий.

3.14.8. Проекты документов за подписью заместителя руководителя Росстата передаются исполнителем работнику службы делопроизводства, который проверяет правильность оформления проектов, наличие виз руководителей структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа.

3.14.9. Документы, представляемые на подпись руководству Росстата, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем.

3.14.10. Документы представляются на подпись руководителю Росстата с визой руководителя структурного подразделения и заместителя руководителя, координирующего работу данного структурного подразделения.

3.14.11. Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, подлежат регистрации и отправке из Росстата только при наличии соответствующего решения руководителя Росстата.

Документы, представляемые руководителю Росстата и его заместителям, помещаются в мягкую обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - докладная записка), в правою часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой для помещения в номенклатурное дело).

3.14.12. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы передать другому исполнителю.

3.14.13. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, регламентом Росстата.

3.14.14. Не допускается разглашение исполнителем содержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, содержащих информацию ограниченного доступа. С указанными документами (проектами документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.14.15. Порядок работы исполнителя с документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку работы исполнителя с документами в центральном аппарате Росстата.