3.11. Особенности работы с электронными документами

3.11.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Росстата.

3.11.2. Электронный документ должен быть оформлен на электронном шаблоне документа (Приложение N 6) по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В Росстате используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носители) и электронные копии документов.

3.11.3. Состав электронных документов, создаваемых а Росстате, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Федеральной службе государственной статистики в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденным приказом Росстата от 2 декабря 2011 г. N 482.

3.11.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, являющиеся участниками МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Росстата в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Перечень должностей федеральной государственной гражданской службы Росстата, при замещении которых должностным лицом предоставляется право подписи электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью, утвержден приказом Росстата от 19 февраля 2013 г. N 64.

3.11.5. В СЭД Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

3.11.6. Получение и отправка электронных документов осуществляется службой делопроизводства.

3.11.7. Порядок работы с электронными документами в СЭД Росстата определяется Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в СЭД Росстата, утверждаемым руководителем Росстата.

3.11.8. После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе в соответствии с Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД (Приложение N 29), обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

3.11.9. Документы, создаваемые в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата и (или) поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата на бумажном носителе, регистрируются в СЭД Росстата с созданием в ней электронной копии такого документа.

3.11.10. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

3.11.11. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД Росстата в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.11.12. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Росстата (территориального органа Росстата).