3.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.10.1. Поступающая иностранная корреспонденция при предварительном рассмотрении службой делопроизводства выделяется в группу документов и до регистрации передается в Управление статистики зарубежных стран и международного сотрудничества для составления краткой аннотации на русском языке.

Иностранная корреспонденция, поступившая в территориальный орган Росстата, без регистрации, направляется в центральный аппарат Росстата с необходимой информацией и документами для подготовки ответа не позднее двух дней с момента получения документа.

Краткая аннотация корреспонденции с английского языка на русский язык осуществляется в Управлении статистики зарубежных стран и международного сотрудничества.

3.10.2. Вместе с краткой аннотацией иностранная корреспонденция (на иностранном языке) возвращается в службу делопроизводства для регистрации в СЭД.

3.10.3. После рассмотрения руководством поступившая иностранная корреспонденция с его поручением передается в Управление статистики зарубежных стран и международного сотрудничества для рассмотрения и подготовки, при необходимости, проекта ответа, с привлечением структурных подразделений центрального аппарата Росстата в качестве соисполнителей.

Ответы, направляемые адресатам, находящимся в иных государствах, включая государства - участники Содружества независимых государств, оформляются на русском языке.

3.10.4. Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке (Приложение N 5).

Проекты указанных писем печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт.

3.10.5. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

При оформлении письма должностному лицу зарубежного государства реквизит "Адресат" включает инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Название местности, учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страны назначения рекомендуется печатать прописными буквами. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом верхнем углу первого листа письма. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

3.10.6. Документы, относящиеся к переписке с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующее номенклатурное дело и хранятся в Управлении статистики зарубежных стран и международного сотрудничества.