3.8. Отправка документов

3.8.1. Документы, исполненные и подлежащие отправке почтовой связью, передаются работником, ответственным за ведение делопроизводства, структурного подразделения в экспедицию полностью оформленные, с указанием почтового адреса и (или) с указателем рассылки.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные документы отправляются в первую очередь.

3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель структурного подразделения для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.

3.8.3. Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации, в министерства и ведомства Российской Федерации, отправляются по системе МЭДО или через фельдъегерскую связь службой делопроизводства (согласно Перечню).

Абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.

Служба делопроизводства контролирует доставку документов адресатам по МЭДО. В случае, когда документ не доставлен адресату по МЭДО, своевременно информирует руководителей структурных подразделений.

Служебные письма, организационно-распорядительные документы, документы, содержащие персональные данные работника или имеющие пометку "Для служебного пользования", отправляются в территориальные органы Росстата службой делопроизводства через фельдъегерскую связь или заказным письмом.

3.8.4. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение по защите государственной тайны.

3.8.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, а документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Экспедиция производит сортировку документов по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, международная почта).

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Накладные и реестры на отправку документов оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки документа возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, обеспечивающего отправку документов, и хранится в номенклатурном деле экспедиции.

3.8.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.8.7. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, конвертируются с указанием адреса, заклеиваются, составляется реестр, и передаются сотруднику фельдъегерской службы.

Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Реестры на отправку корреспонденции оформляются в трех экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в службу делопроизводства с отметкой фельдъегеря, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле отдела.

3.8.8. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм и электронных сообщений.

3.8.9. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электросвязи принимается структурным подразделением - исполнителем документа.

3.8.10. Порядок отправки документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку отправки документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.8.1 - 3.8.9.