3.7. Регистрация исходящих документов

3.7.1. Документы, подписанные Руководителем, заместителем Руководителя, регистрируются службой делопроизводства в соответствии с выделенными документопотоками в день их подписания (утверждения).

Регистрация отправляемых документов за подписью Руководителя и его заместителей в нерабочее время осуществляется работником службы делопроизводства, выполняющим свои обязанности в приемной Руководителя Росстата.

3.7.2. Служебные письма, подписанные начальником управления центрального аппарата Росстата или иным должностным лицом, регистрируются в СЭД сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.

3.7.3. После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа, работник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет в электронном документе, направляемого по СЭД, на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах документа и на его визовом экземпляре номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД, осуществляет сканирование зарегистрированного документа и приложений к нему. В электронных документах, направляемых по МЭДО, номер документа и дата регистрации проставляются автоматически.

3.7.4. Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата.

3.7.5. Исполнитель передает на регистрацию в службу делопроизводства подлинник входящего документа (при наличии) и все экземпляры исходящего документа, оформленные на бланках установленной формы.

Перед регистрацией документа регистратором осуществляется проверка правильности оформления документа в следующем порядке:

а) наличие адреса получателя;

б) наличие подписей;

в) наличие приложений, указанных в тексте письма;

г) наличие отметки об исполнителе;

д) наличие отметки об исходящем номере и даты документа адресанта;

е) соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки;

ж) правильность заполнения регистрационной карточки документа в СЭД:

наличие способа доставки документа (фельдъегерская связь, почтовая связь, электронная почта, МЭДО, СЭД, курьер и др.);

наличие прикрепленного файла документа;

наличие связанного (входящего, распорядительного, внутреннего и т.д.) документа.

Визовые экземпляры отправляемых документов за подписью Руководителя или заместителей Руководителя формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в службе делопроизводства.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело.

Неправильно оформленные документы регистрации не подлежат.

3.7.6. Порядок регистрации отправляемых документов в территориальном органе Росстата аналогичен порядку регистрации отправляемых документов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.7.1 - 3.7.5.