3.6. Организация работы с исходящими документами

3.6.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными настоящей Инструкцией, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения - исполнителя документа.

3.6.2. Служебные письма центрального аппарата (территориального органа) Росстата готовятся на бланках документов или электронном шаблоне документов. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.6.3. Проект исходящего документа визируется руководителем структурного подразделения - исполнителя документа, при необходимости заместителем Руководителя, курирующим деятельность структурного подразделения, должностными лицами и работниками других структурных подразделений центрального аппарата Росстата.

Согласование (визирование) документов, направляемых по МЭДО или СЭД, осуществляется в СЭД, а согласование (визирование) иных документов может осуществляться на бумажных носителях.

3.6.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

3.6.5. Проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю Росстата (заместителю руководителя, начальнику управления):

а) через службу делопроизводства;

б) лично, по согласованию с лицом, подписывающим документ.

3.6.6. С проектом исходящего документа на подпись представляется визовый экземпляр документа, оформленный на листах бумаги формата А4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов, лист визирования из СЭД и электронный согласованный проект документа (файл) в СЭД.

Документ, послуживший основанием для подготовки исходящего документа, не прикладывается в качестве справочного материала, если он поступал и представлялся для доклада в электронном виде.

3.6.7. Исполнитель проверяет комплектность подписанного исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений) и в установленных настоящей Инструкцией правилах прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, указатель рассылки документа, после чего передает документ на регистрацию.

3.6.8. Порядок организации работы с отправляемыми документами в территориальном органе Росстата аналогичен порядку организации работы с отправляемыми документами в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 3.6.1 - 3.6.7.