3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Росстата и доведения документов до исполнителей

3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Росстата

и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Руководством Росстата рассматриваются документы только после регистрации в СЭД, с учетом установленного приказом распределения обязанностей между руководителем и его заместителями.

В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Руководителю (заместителю Руководителя) и рассмотрен им до регистрации, документ передается в службу делопроизводства для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа.

3.5.2. Подготовка проектов поручений по исполнению поступивших документов осуществляется:

на имя руководителя Росстата - уполномоченным должностным лицом службы делопроизводства в течение рабочего дня, но не позднее 16 час. 00 мин.;

на имя заместителя руководителя Росстата - работником службы делопроизводства по письменному или устному указанию заместителя руководителя Росстата в течение рабочего дня, но не позднее 16 час. 30 мин.;

на имя руководителя структурного подразделения центрального аппарата - руководителем структурного подразделения центрального аппарата в течение рабочего дня;

на имя руководителя территориального органа Росстата - службой делопроизводства в течение рабочего дня.

Подготовка поручений по исполнению документов, поступивших на имя заместителя руководителя территориального органа Росстата, осуществляется самим заместителем руководителя.

3.5.3. Все указания по исполнению документа оформляются в СЭД (создание поручений). Предварительно указания по исполнению документа могут оформляться на листе бумаги форматом А5 или в заголовочной части документа на бумажном носителе.

В проекте поручения указываются исполнители поручения, дата его выполнения и при необходимости дается указание по контролю исполнения поручения. Если проект поручения предусматривает несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который в электронной регистрационной карточке СЭД помечается "V".

Структурное подразделение, имеющее возражения в отношении поступившего документа на исполнение, вправе выразить особое мнение, которое оформляется в виде отдельного документа и направляется для доклада руководителю (заместителю руководителя), подписавшему поручение.

3.5.4. Время ежедневного доклада документов уполномоченными должностными лицами устанавливается руководителем, заместителем руководителя соответственно.

Срочные документы докладываются руководителю (заместителю руководителя, курирующему структурное подразделение) в течение одного часа с момента поступления.

Руководители структурных подразделений рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего дня.

3.5.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются исполнителям, определенным в поручении по исполнению документа головными. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный документ, электронный образ документа (прикрепленный файл в электронной регистрационной карточке документа) в СЭД, в том числе полученные по МЭДО, СЭД. Документы поступают исполнителям в папку СЭД "Задачи".

3.5.6. В проект поручения по исполнению документа на бумажном носителе включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект поручения по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Руководителя (заместителя Руководителя), дату вынесения указания. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится поручение ("К вх. N ...").

3.5.7. Проекты поручений готовятся и докладываются Руководителю (заместителю руководителя) в следующие сроки:

по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", - в течение текущего рабочего дня, если документ поступил после 18.00 - до 10.00 следующего рабочего дня;

по остальным документам - в срок не более 3-х дней с даты поступления документа.

3.5.8. Служба делопроизводства в соответствии с указаниями руководителя Росстата, его заместителей и руководителей структурного подразделения соответственно вносит, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных документов и направляет документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям.

В случае изменения (удаления) предыдущих указаний по исполнению документа сотрудник, осуществляющий замену, указывает в левом нижнем углу бланка указаний по исполнению документа - "Замена", ставит число, месяц, год.

3.5.9. Для доклада руководителю (заместителям руководителя) Росстата электронный документ может переноситься на бумажный носитель.

3.5.10. Поступившие в Росстат законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Росстата, направляются в юридическую службу (при необходимости в структурные подразделения).

3.5.11. Документ, поступивший на бумажном носителе или копия электронного документа с указанием по исполнению (резолюцией) документа, могут передаваться в структурное подразделение:

в случае, когда деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Руководителя, - на основании решения Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Руководителя, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа;

в случае, когда деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Руководителя, - на основании решения заместителя Руководителя, зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в СЭД подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства.

3.5.12. Документы на бумажном носителе в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата передаются в другое структурное подразделение только через службу делопроизводства с указанием места нахождения документа в электронной регистрационной карточке в СЭД.

3.5.13. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.

3.5.14. Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение, через службу делопроизводства.

3.5.15. На основании указания Руководителя или заместителя руководителя о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение в электронной регистрационной карточке документа службой делопроизводства отражается факт его движения.

3.5.16. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа Росстата и доведения документов до исполнителей аналогичен порядку рассмотрения документов руководством Росстата, изложенному в пунктах 3.5.1 - 3.5.15.