3.4. Регистрация поступающих документов

3.4.1. Документы, поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции центрального аппарата (территориального органа) Росстата, документов, не подлежащих регистрации), после их предварительного рассмотрения, независимо от способа доставки, регистрируются службой делопроизводства.

Электронные образы документов, поступившие на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" регистрируются с соблюдением единых правил и регистрационных карточек в СЭД.

В регистрационную электронную карточку, заводимую в СЭД, вносятся соответствующие сведения о поступившем документе, сканируется документ, поступивший на бумажном носителе, включается электронный образ документа.

В структурных подразделениях центрального аппарата осуществляется:

а) регистрация документов территориальных органов Росстата и организаций, подведомственных Росстату, направленных в адрес структурного подразделения центрального аппарата Росстата по СЭД и на бумажных носителях;

б) учет (регистрация) документов, подлежащих оперативному учету в центральном аппарате Росстата в соответствии с примерным перечнем документов (Приложение N 28).

Входящие документы, доставленные в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата нарочным, подлежат незамедлительной передаче в службу делопроизводства для регистрации в установленном порядке.

Документы, адресованные организациям, подведомственным Росстату, передаются (направляются) без регистрации по принадлежности в экспедиции этих организаций.

3.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками "Срочно", "Оперативно", документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день - незамедлительно;

обращений граждан - в течение трех дней с момента поступления;

жалоб, поданных в порядке подчиненности, - не позднее следующего дня с момента поступления;

документов поступивших по МЭДО в рабочее время - в день поступления, иных документов в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

3.4.3. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и классификаторов, принятых в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата, в пределах выделенных документопотоков.

Регистрация обращений граждан осуществляется в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений и запросов граждан и организаций.

Разработку в центральном аппарате Росстата (территориальном органе Росстата) классификаторов (справочников): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематического (вопросов деятельности); указаний по исполнению документов; исполнителей; результатов исполнения документов и других осуществляет служба делопроизводства.

3.4.4. Поступающие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

3.4.5. Документы, поступившие в центральный аппарат по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в настоящей Инструкции.

3.4.6. Телефонограммы, адресованные руководству центрального аппарата (территориального органа) Росстата и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.4.7. При поступлении документа с пометкой "Для служебного пользования" он проходит обработку службой делопроизводства в установленном порядке, регистрируются в СЭД и учитывается в журналах учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования".

Не сканируются и не присоединяются к регистрационным карточкам СЭД электронные образы следующих документов:

с пометкой "Для служебного пользования";

содержащие персональные данные;

нотариально заверенные документы;

документы об участии Росстата (территориального органа Росстата) в судебных процессах;

конкурсная документация, документация об аукционе, запрос котировок на поставку товаров, контракты (договора);

а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.

В электронную регистрационную карточку вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами.

3.4.8. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование - Росстат (или сокращенное наименование территориального органа), дату и регистрационный номер.

3.4.9. Электронные регистрационные карточки поступивших и отправляемых документов и электронные копии зарегистрированных документов хранятся в системе СЭД не менее 5 лет.