2.4. Оформление отдельных видов документов в Росстате

2.4.1. Состав документов Росстата. В деятельности Росстата создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы коллегии, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных, консультативных и других органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, докладные), договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Росстата создаются другие виды документов: планы, программы, отчеты, таблицы, справки и др.

В установленных законодательством случаях в Росстате могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При оформлении документа в СЭД заполняются все необходимые поля электронной регистрационной карточки для полной идентификации документа. В случаях, когда оформляемый документ содержит ссылку на регистрационный номер и дату другого документа (готовится во изменение, для отмены, в качестве ответа и т.д.) или разрабатывается в соответствии с актами высших органов государственной власти, то в обязательном порядке выполняется связка документов, при этом выбранный тип (признак) связи должен соответствовать фактическому соотношению связанных документов.

Например:

1. Дано:

оформляемый документ - исходящий документ;

готовится в качестве ответа (разъяснения) на письмо организации.

2. Выполнить:

во вкладке "Связанные документы" выбрать тип (признак) связи "Ответ";

связать документы путем добавления из базы СЭД регистрационного номера и даты документа организации, на который готовится ответ.

2.4.2. Приказ. Приказ - основной организационно-распорядительный документ Росстата (территориального органа), издаваемый Руководителем Росстата (территориального органа) на правах единоначалия.

В соответствии с пунктом 9.9 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 420, Росстат на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Росстата, являющиеся основной правовой формой реализации его властных полномочий.

Приказами Росстата по основной, административно-хозяйственной деятельности оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным и другим вопросам его деятельности.

Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Росстата.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы о соблюдении правил внутреннего служебного (трудового) распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

2.4.2.1. Заголовок в приказе отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Дата в заголовках оформляется словесно-цифровым способом. В случае если число месяца является однозначным числом, ноль перед цифрой не ставится.

Например:

1 февраля 2011 г.

Шрифт заголовка - полужирный N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Об утверждении структуры и штатного расписания центрального

аппарата Федеральной службы государственной статистики

2.4.2.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля с использованием полуторного межстрочного интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Размеры полей составляют:

30 мм - левое;

20 мм - правое;

20 мм - верхнее и нижнее.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В текстах приказов и приложений к ним дата оформляется словесно-цифровым способом.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста кратко излагаются цели и задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).

Констатирующая часть приказа может начинаться словами: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами - отписками: "В целях совершенствования", "В целях повышения эффективности" и т.п.

Констатирующая часть приказа излагается от первого лица единственного числа и завершается распорядительным словом: "приказываю", которое печатается вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов). После этих слов ставится двоеточие.

В совместном с другими государственными органами приказе распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "приказываем", "предлагаем", "обязываем".

В приказах констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий, служащих достижению ожидаемого результата управленческих решений, с указанием исполнителя каждого действия и при необходимости срока его исполнения.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

При изложении предписываемого действия используется глагол в повелительном наклонении (проверить, организовать и т.п.).

При невозможности смыслового согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа излагаются от первого лица единственного числа. Например, вместо конструкции текста:

"...в соответствии с перечисленными поручениями предлагаю:

1. Утвердить Правила..."

(по смыслу получается, что правила не утверждаются данным распоряжением, а дается кому-то поручение их утвердить) может использоваться конструкция:

"...в соответствии с перечисленными поручениями:

1. Утверждаю Правила...".

Адресаты предписаний в пунктах распорядительной части приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом.

Адресаты предписаний - структурные подразделения центрального аппарата и территориальные органы Росстата в распорядительной части текста с распорядительным словом "приказываю:" или "предлагаю:" указываются в дательном падеже (кому?), с распорядительным словом "обязываю" - в родительном падеже (кого?). Когда предписание адресовано конкретному руководителю структурного подразделения центрального аппарата или территориального органа Росстата, его инициалы и фамилия указываются после наименования структурного подразделения в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже. Не допускается разрыв инициалов и фамилии руководителей - адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, а также списков комиссий, рабочих групп, других перечислений, содержащих более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически организованные приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста.

2.4.2.3. В последнем пункте приказа, как правило, указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности Росстата и которое не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Руководителя или заместителя Руководителя, подписывающего приказ, со следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой".

Текущий контроль за исполнением приказа осуществляет руководитель структурного подразделения, разработавшего проект приказа.

2.4.2.4. В приказе, изданном с целью изменения, признания утратившими силу или отмены действующих приказов, в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого, признаваемого утратившим силу или отменяемого приказа и (или) номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу. Признание утратившим силу приказа или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...", а в случае отмены - "Отменить...".

Признание утратившими силу, в отличие от отмены, приказов или их отдельных положений, которыми были признаны утратившими силу иные приказы или их отдельные положения, не влечет восстановления действия последних.

2.4.2.5. Приложениями к приказу являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Приложения в приказе допускаются только связанные с предписаниями распорядительной части текста.

Например:

"Утверждаю прилагаемое Положение об Административном управлении Федеральной службы государственной статистики.".

или

"Внести изменения в приказ Росстата от 26 декабря 2010 г. N 656 "Об утверждении структуры и штатного расписания центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики" согласно приложению.".

Если приказ содержит несколько приложений, то они нумеруются с указанием знака "N" перед порядковыми номерами приложений.

Например:

Утвердить прилагаемые:

состав Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение N 1);

положение Центральной экспертной комиссии Федеральной службы государственной статистики (приложение N 2).

Если приказ содержит одно приложение, то оно не нумеруется.

Отметка о приложении оформляется на лицевой части первого листа приложения.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

В отдельных случаях разрешается оформление заголовка документа, утверждаемого приказом (устав, положение, наставление, инструкция, правила и т.д.), на титульном листе. В этом случае заголовок оформляется по центру титульного листа с одинаковыми интервалами от левой и правой границ текста и на расстоянии 8 см от нижней границы отметки об утверждения приложения (Приложение N 16). При этом оформляется содержание документа.

В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса.

Например: , .

Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Нумерация сносок должна начинаться отдельно на каждом листе документа.

Использование для обозначения сносок специальных символов, сплошной нумерации сносок по всему тексту приложения, а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.

Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текса документа (например, размер шрифта N 10 или 12).

Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

Приложение к приказу является неотъемлемой частью распорядительного документа.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта приказа.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов, длина которой составляет 2 - 3 см, или подписью руководителя структурного подразделения.

2.4.2.6. Приложения к проекту приказа, оформленные в виде:

положения, инструкции, правила и т.п., а также состава комиссии - визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на обороте последнего листа;

планы, графики дежурств, структуры, схемы и т.п. - подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, подпись которого оформляется 2 - 3 межстрочными интервалами ниже последней строки текста приложения.

2.4.2.7. Визирование проекта приказа. До представления проекта приказа на подпись Руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляется его обязательное внутреннее согласование (визирование), а при необходимости - внешнее согласование.

Оформление визы внутреннего согласования проекта приказа помещается на отдельном листе согласования (визирования) (Приложение N 7). В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз в отметке об исполнителе. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей (руководителей структурных подразделений - в порядке индексов структурных подразделений) сверху вниз, одна под другой.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Внешнее согласование приказа и приложений к нему оформляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.

2.4.2.8. В состав реквизита "подпись" входят: сокращенное наименование должности - "Руководитель", личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одной строке с наименованием должности и с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Если руководитель Росстата отсутствует, то приказ подписывает заместитель руководителя Росстата, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Росстата (территориального органа Росстата).

Например:

При подписании совместного с другими органами государственной власти приказа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации.

Например:

Внесение изменений в приказ после его подписания допускается только изданием нового приказа.

2.4.2.9. Исполнитель указывает свои инициалы, фамилию и номер телефона в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа первого экземпляра приказа, справа от фамилии ставит личную подпись и дату.

Например:

И.О. Фамилия (подпись), 03.12.2012

(495) 607-90-46

2.4.2.10. Приказ должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Росстата, состоять из лаконичных предложений - предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть конкретным и тщательно отредактированным.

Содержащиеся в приказе поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.4.2.11. Обязательные реквизиты приказов. Реквизиты приказов, за исключением приказов, издаваемых совместно с иными органами государственной власти, печатаются на бланках установленной формы, изготовленных типографским способом, шрифтом N 14 без помарок и исправлений. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

2.4.2.12. Образцы оформления приказа по основной, административно-хозяйственной деятельности указаны в Приложениях N 11, 12, указатель рассылки - в Приложении N 13.

2.4.2.13. Порядок подготовки приказов в территориальных органах Росстата аналогичен порядку подготовки приказов в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 2.4.2.1 - 2.4.2.11.

2.4.2.14. В случаях, когда не требуются дополнительные предписания, юридическая сила документу придается грифом утверждения без издания приказа.

Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются:

на общем бланке Росстата (положения, инструкции, правила и т.п.);

на стандартном листе формата А4 (документы, совместные с другими органами государственной власти, документы с альбомным расположением текста, планы, графики работы, графики дежурств, структуры, схемы и т.п.).

Документ заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

Документы, которым юридическая сила придается Руководителем Росстата грифом утверждения без издания приказа, визируются руководителями структурных подразделений в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на листе согласования (визирования)).

В случае оформления документа на стандартном листе формата А4, при необходимости, подпись должностного лица Росстата в грифе утверждения может заверяться оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При утверждении и подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.

Порядок согласования (визирования) проекта такого документа аналогичен порядку согласования (визирования) проекта приказа.

Документы с грифом утверждения регистрируются службой делопроизводства в СЭД (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) с проставлением номера на документе ниже грифа утверждения.

Датой документа является дата утверждения.

Образец оформления документа, которому юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, приведен в Приложении N 14.

2.4.2.15. Порядок использования грифа утверждения документа в территориальных органах Росстата аналогичен порядку утверждения документов без издания приказа в центральном аппарате Росстата, изложенному в пункте 2.4.2.14.

2.4.3. Положение, правила, инструкция.

2.4.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности структурных подразделений Росстата.

Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых центральным аппаратом и территориальными органами Росстата.

Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями служащих.

Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

2.4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Росстата.

2.4.3.3. Если положение (правила, инструкция) утверждается приказом, то положение (правила, инструкция) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие требования", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образцы оформления приложения к приказу (положению) представлены в Приложениях N 15 - 17.

2.4.4. Протокол заседания коллегии, совещания.

2.4.4.1. Виды протоколов. Протоколами в Росстате оформляются решения коллегиального органа Росстата, координационного совета, экспертных комиссий, рабочих групп, совещаний у Руководителя, совещаний у заместителя Руководителя и других органов (протокол заседания коллегии, протокол координационного совета, протокол экспертной комиссии, протокол совещания у Руководителя, протокол совещания у заместителя Руководителя, протокол совещания других органов).

2.4.4.2. Порядок оформления протокола. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол заседания (совещания) издается в краткой форме.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилия председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола коллегии - приложением к протоколу, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Или

Присутствовали: 25 чел. (список согласно приложению N 1).

Если в заседании (совещании) принимают участие ответственные работники Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, представители органов государственной власти, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протоколы заседания коллегии, по решению председательствующего, могут издаваться и в полной форме, при которой оформляется ход обсуждения вопроса. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа и строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Состав реквизитов протокола. Протокол имеет следующие реквизиты:

Протоколы заседания коллегии печатаются на общем бланке Росстата или на бланке протокола с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, протоколы совещания (заседаний комиссии, рабочей группы) - на общем бланке Росстата или на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти - ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ);

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

В случаях, когда отдельными актами определен порядок подписания протоколов заседаний комиссий, подпись может включать обязанности (полномочия) в составе комиссии, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Росстате.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных советов, протоколы экспертных комиссий, протоколы совещаний.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Образцы оформления протоколов представлены в Приложениях N 18 - 22.

2.4.5. Постановление. Постановлениями оформляются решения должностных лиц территориального органа Росстата по вопросам об административных правонарушениях и наложении административных взысканий за совершение правонарушений в области статистического учета, ответственность за которые предусмотрена статьей 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), о прекращении производства по делу об административном правонарушении.

Постановление об административном правонарушении выносит должностное лицо (заместитель руководителя или руководитель) территориального органа Росстата на основании протокола об административном правонарушении.

Постановления оформляются на общем бланке территориального органа Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Вторая и последующие страницы постановления нумеруются.

Постановление имеет следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" печатается прописными буквами вразрядку (через 3 межбуквенных интервала - 3 пт) полужирным шрифтом N 17 от границы верхнего поля и выравнивается по центру текстового поля.

Под наименованием документа без дополнительных интервалов полужирным шрифтом печатается полное наименование должности (в родительном падеже) лица, вынесшего постановление, с указанием полного наименования территориального органа Росстата, в штате которого состоит указанное должностное лицо.

Например:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Руководителя Территориального органа Федеральной службы

государственной статистики по Московской области

(Мособлстат) о назначении административного наказания

Место рассмотрения дела (адрес территориального органа Росстата - для постановлений, вынесенных их должностными лицами) печатается ниже сплошной черты без дополнительных межстрочных интервалов по центру текстового поля.

Дата рассмотрения дела оформляется словесно-цифровым способом и печатается 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита от границы левого поля.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В констатирующей части указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица территориального органа Росстата, рассмотревшего документы (сообщения и заявления физических и юридических лиц и др.), послужившие основанием для вынесения постановления, какие документы рассмотрены, а также их основные реквизиты (дата и номер) и краткое содержание вопросов, изложенных в документах.

Далее после слова "УСТАНОВИЛ:", напечатанного прописными буквами по центру текстового поля, с новой строки кратко излагаются доводы, обстоятельства, результаты проверки, другие факты, обосновывающие принятие решения.

В конце констатирующей части со ссылкой на изложенное приводится указание на подпункты, пункты, части и статьи федеральных законов (нормативных актов), содержащих предписания, являющиеся основанием для принятия решения.

Например:

На основании изложенного, руководствуясь статьями 4.1, 13.19, 29.9, 29.10, 29.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

ПОСТАНОВИЛ:

1. (Ф.И.О., место жительства или место пребывания, год и место рождения), признать виновным в совершении административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, и назначить ему наказание в виде административного штрафа в размере _____________ (цифрами и прописью) рублей.

2. Реквизиты для перечисления штрафа:

Настоящее постановление по делу об административном правонарушении может быть обжаловано в порядке статьи 30.1 КоАП РФ в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу либо в районный суд по месту рассмотрения дела.

Текст постановления печатается через один межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

2.4.6. Служебная переписка. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых центральным аппаратом (территориальным органом) Росстата для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

В документообороте центрального аппарата (территориального органа) Росстата в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), электронное письмо (электронное сообщение).

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой или фельдъегерской связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телефонной сети общего пользования.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.

2.4.6.1. Служебные письма. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росстата (территориального органа Росстата), готовятся заместителями Руководителя, руководителями структурных подразделений по собственной инициативе или по поручению Руководителя, заместителя Руководителя в соответствии с распределением полномочий, данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам.

2.4.6.2. Служебные письма, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в центральном аппарате Росстата подписываются Руководителем, заместителем Руководителя в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем и заместителями Руководителя, установленным приказом Росстата.

Служебные письма, направляемые территориальным органам Росстата, органам государственной власти, организациям и гражданам, могут подписываться руководителем структурного подразделения центрального аппарата Росстата в случае, если запрос по вопросам, относящимся к компетенции руководителя структурного подразделения, был адресован конкретно ему или ему поручено Руководителем (заместителем Руководителя) подготовить и направить служебное письмо.

Служебные письма в территориальном органе Росстата подписываются руководителем, заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя, установленным приказом территориального органа Росстата.

2.4.6.3. Служебные письма готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Росстата;

как информация органам законодательной и исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, органам местного самоуправления;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.4.6.4. Служебные письма оформляются на бланках Росстата установленной формы (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или с использованием электронного шаблона документа в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Руководителя, оформляются на должностном бланке письма или должностном электронном шаблоне документа Руководителя и подписываются Руководителем, в его отсутствие - временно исполняющим обязанности Руководителя.

Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росстата, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланке письма или электронном шаблоне документа Росстата и подписываются Руководителем или заместителем Руководителя.

Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции заместителя Руководителя, оформляются на бланке письма или электронном шаблоне документа заместителя Руководителя.

Служебные письма за подписью руководителя структурного подразделения центрального аппарата Росстата по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, оформляются на бланке письма или электронном шаблоне документа Росстата.

Служебные письма, направляемые иностранным адресатам, оформляются на бланке письма для иностранных адресатов и подписываются Руководителем или заместителем Руководителя по вопросам, относящимся к его компетенции.

Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В этом случае данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

2.4.6.5. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в полученном документе, и с учетом сроков, установленных нормативными правовыми актами по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Росстата.

2.4.6.6. Исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 N 868.

Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

2.4.6.7. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 - 1,5 межстрочный интервал.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый ...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," - в заключительной части письма, над подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Заголовок к тексту".

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: "Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений.

Тексты писем излагаются:

от первого лица единственного числа: "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";

от третьего лица единственного числа: "Росстат не считает возможным...";

от первого лица множественного числа: "просим представить данные о...", "представляем на рассмотрение и утверждение...".

При оформлении служебного письма на бланке должностного лица текст излагается от первого лица в единственном числе.

В случае оформления служебного письма на общем бланке письма, текст которого излагается от третьего лица в единственном числе, обращение (пояснение, разъяснение и т.д.) следует оформлять:

а) за подписью Руководителя Росстата и его заместителей - от имени Росстата;

б) за подписью руководителя структурного подразделения центрального аппарата Росстата - от имени структурного подразделения.

Документ, разрабатываемый на основании законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов или констатирующий факт (событие, ситуацию), изложенный в них, должен содержать в тексте или в заголовке к тексту ссылку на эти акты.

Во вступительной части письма объясняются причины его написания.

Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

2.4.6.8. Отметка о приложении отделяется от текста письма 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек от границы левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через одинарный межстрочный интервал.

Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа визового экземпляра, помещаемого в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по МЭДО или СЭД, виза проставляется в листе визирования в СЭД.

2.4.6.9. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на должностном бланке документа или должностном электронном шаблоне документа, то наименование должности в подписи не указывается.

Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.

2.4.6.10. Реквизиты служебных писем.

Текст реквизита "Адресат" в служебных письмах размещается в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами.

Служебные письма адресуются органам власти и их структурным подразделениям, организациям и их структурным подразделениям, должностным лицам и гражданам.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Инициалы и первая буква фамилии печатаются прописными буквами с интервалом между ними.

Например:

или

При направлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

При направлении служебного письма в организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

или

В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименования органа власти (организации) и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия лица - в дательном.

Например:

При адресовании документов должностным лицам органов государственной власти, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.

Например:

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы Росстата, подведомственные Росстату организации, постоянным корреспондентам.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

Инициалы ставятся перед фамилией, при направлении документа частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

При адресовании в организацию указывается ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Если письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

При адресовании документов не более чем в четыре адреса слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается.

При подготовке к отправке знаком "v", проставляемым перед реквизитом, отмечается адресат, которому направляется данный экземпляр документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа и подписывается руководителем структурного подразделения.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован гражданину, указываются его фамилия и инициалы, а затем полный почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Образцы оформления письма приведены в Приложениях N 23, 24.

2.4.6.11. Порядок оформления служебных писем на бланках территориального органа Росстата аналогичен порядку оформления служебных писем в центральном аппарате Росстата, изложенному в пунктах 2.4.6.5 - 2.4.6.10.

2.4.7. Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

Для реализации отношений субординации структурных подразделений, работников с руководством центрального аппарата (территориального органа) Росстата, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ - записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

2.4.7.1. Служебная записка. Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер.

В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица (по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и т.д.). Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована руководителю структурного подразделения или должностному лицу, не находящемуся в прямом подчинении.

Служебная записка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.

Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:

адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;

наименование вида документа "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА" печатается через 2 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами по центру текстового поля;

дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания;

ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа", включает в себя "На N 01-01-1/111-ВД от 05.02.2013";

заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2 - 3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка - 28 печатных знаков;

текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин) составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.), начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком;

подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией.

Образец служебной записки представлен в Приложении N 25.

2.4.7.2. Объяснительная записка. В объяснительных записках работники в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.

Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:

реквизит "дата" указывается от левой границы текстового поля под реквизитом "подпись" без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;

заголовок к тексту может отсутствовать.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие указанные факты.

2.4.7.3. Докладная записка. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Докладная записка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.

Докладными записками оформляются результаты проверок деятельности территориальных органов Росстата, структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата соответствующими комиссиями, а также результаты служебных проверок в отношении их должностных лиц.

Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

2.4.7.4. Аналитическая записка. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства центрального аппарата (территориального органа) Росстата и его структурного подразделения о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Аналитическая записка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном для служебной записки.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (территориального органа) Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

2.4.7.5. Справка. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует от руководителя принятия управленческих решений.

Справка создается в СЭД в формате Word и может иметь вложения в других форматах, может оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14 и адресуется руководителю (Росстата, территориального органа, структурного подразделения) или его заместителям.

В зависимости от целей составления справки могут быть отчетные и информационные.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: "Справка об объеме документооборота Росстата в 2012 году".

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: "Справка о ходе выполнения работ по договору с ГМЦ Росстата". Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Реквизитами справки являются адресат, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты справки оформляются в порядке, аналогичном для докладной записки.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы.

2.4.7.6. При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (территориального органа) Росстата и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

2.4.8. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи.

Телеграфные сообщения передаются Росстатом в исключительных случаях или по срочным вопросам по электронной почте через Телеграф только внутренних и международных (ближнее зарубежье) телеграмм категории "Правительственная". Телеграммы категории "Правительственная" подписывает руководитель Росстата или заместитель Руководителя, временно исполняющий его обязанности.

Образец правительственной телеграммы представлен в Приложении N 26.

Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная);

"адресат получателя" с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

должность получателя;

текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, передаваемые как отдельные телеграммы, объем которых не более 300 слов. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;

подпись (должность, инициалы и фамилия подписавшего лица), от текста телеграммы 3 межстрочных интервала.

В нижней части под чертой указывается адрес и наименование Росстата. Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Росстата (адресантом) 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года (например: 29 марта 2011 г. N 15);

визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее визового экземпляра в установленном порядке;

отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа телеграммы.

Подпись должностного лица Росстата (адресанта) в телеграмме, направляемой через телеграф, заверяется печатью Росстата с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Оформленная телеграмма и файл передаются исполнителем в службу делопроизводства для отправки. Телеграмма с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело.

2.4.8.1. Телеграфные сообщения передаются территориальным органом Росстата в исключительных случаях или по срочным вопросам через Телеграф телеграмм только категории "По России". Телеграммы подписывает руководитель территориального органа Росстата или заместитель руководителя, временно исполняющий его обязанности.

2.4.9. Электронное сообщение. В Росстате электронными сообщениями в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" могут передаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих персональные данные, в том числе работников Росстата.

Электронные сообщения в адрес Росстата (территориального органа) могут поступать на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Для осуществления обмена электронными сообщениями работникам структурных подразделений центрального аппарата (территориальных органов) присваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронное сообщение, помимо собственно текста сообщения, может иметь вложения - файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню "Вставка" выбранной программы почтового клиента.

При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файл содержит электронную версию этого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.

Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил:

в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов;

значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщения указывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например: ZIP, RAR и т.п.).

2.4.10. Факсограммы. Факсимильные сообщения в Росстате используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе работников Росстата.

Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.

Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата, адресованные Руководителю или его заместителям, передаются в службу делопроизводства.

2.4.11. Телефонограмма. Телефонограммы в Росстате используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между территориальным органом Росстата и его районными отделами государственной статистики в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.

Телефонограммы в Росстате оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:

наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе;

наименование вида документа "ТЕЛЕФОНОГРАММА" указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля;

дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку (например: 06.06.2011 N 55). Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором;

время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи (например: 16.30 - соответствует времени 16 часов 30 минут);

ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;

адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;

текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами;

подпись автора телефонограммы отделяется от текста тремя дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;

отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией;

должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи.

Образец оформления бланка телефонограммы представлен в Приложении N 27.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце ее передачи (путем прочтения принимающей стороной).

Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным настоящей Инструкцией, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

2.4.12. Доверенности. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Росстата, а также определяет условия реализации и границы этих прав.

Первый лист подлинного экземпляра доверенности оформляется на угловом бланке Росстата, последующие листы подлинного экземпляра и визовый экземпляр доверенности - на чистом листе бумаги формата А4. Представителями могут быть одно или несколько лиц.

Оформление доверенностей в Росстате осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 33), согласно которым доверенность не действительна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Росстата, представления интересов Росстата в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Росстате.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Росстата;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

основания, подтверждающие полномочия должностного лица Росстата;

объем и содержание предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывает руководитель Росстата или заместитель руководителя Росстата, исполняющий его обязанности. Доверенность регистрируется и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Доверенности после истечения срока действия возвращаются в службу делопроизводства.

2.4.13. Договоры (контракты), Соглашения.

Договоры (контракты), Соглашения с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации и правовыми актами Росстата. Проекты договоров (контрактов), Соглашений готовятся в структурных подразделениях - исполнителях, в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей и представляются на подпись Руководителю или заместителю Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Росстата по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

Договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Порядок оформления договора (контракта), Соглашения в территориальном органе Росстата аналогичен порядку оформления договора (контракта), Соглашения в центральном аппарате Росстата.

2.5. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, в том числе подписанные, не подлежат регистрации и возвращаются исполнителю для доработки.