V. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

5.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда центрального аппарата (территориального органа) Росстата. Документальный фонд составляют документы, созданные в Росстате и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел закрепляет систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемая в установленном порядке (Приложение N 29).

Разработку номенклатуры дел обеспечивают руководители структурных подразделений на основе изучения:

положения о Росстате (положения о территориальном органе Росстата);

регламента Росстата;

положения о структурном подразделении;

федерального плана статистических работ;

годового производственного плана работ Росстата;

федеральных целевых программ и других документов, регламентирующих деятельность Росстата (территориального органа Росстата);

состава и содержания электронных документов, формируемых в СЭД, в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности;

порядка документирования;

номенклатур дел за предшествующие годы;

анализа конкретных первичных комплексов документов - дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

Определяются действующие комиссии и рабочие комиссии, дела которых должны быть включены в номенклатуру дел.

Методическую помощь структурным подразделениям при составлении номенклатуры дел оказывает работник, ответственный за архив, Центральная экспертная комиссия Росстата (далее - ЦЭК) и Экспертная комиссия территориального органа (далее - ЭК).

5.2. В центральном аппарате Росстата номенклатура дел структурного подразделения оформляется внутри подразделения по установленной форме. Номенклатура согласовывается с руководителем службы делопроизводства и работником, ответственным за архив, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 15 октября текущего года в службу делопроизводства.

Служба делопроизводства оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Росстата, обеспечивает ее согласование с ЦЭК и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК) (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение руководителю Росстата (Приложение N 30).

Сводная номенклатура дел оформляется в четырех экземплярах, 1-й экземпляр хранится в деле структурного подразделения, 2-й передается в ГА РФ, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел, 3-й экземпляр хранится в архиве Росстата или у лица, ответственного за архив, а 4-й является рабочим экземпляром.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства, которая в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.

В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Росстата (Приложение N 31).

5.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения и общественная организация (профсоюз) получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

5.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

5.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата (территориального органа) Росстата в соответствии с положением о Росстате (положением о территориальном органе Росстата), положением о структурном подразделении, в том числе заголовки дел для группировки документов профсоюзной организации.

5.8. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

5.8.1. Графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-03-02, где 01 - индекс Управления организации статистического наблюдения и контроля, 03 - номер отдела в структуре Управления, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе.

5.8.2. Графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слова "Росстат" или "управления" ("отдела"); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Росстата (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел "Переписка ..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами Росстата о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты территориальных органов Росстата".

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка, могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

5.8.3. Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года.

5.8.4. Графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

5.8.5. Графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о хранении оригиналов, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

В соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, в графе делается пометка "В электронном виде".

5.9. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

5.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).