VI. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ, ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ

6.1. Группировка исполненных документов на бумажных носителях в дела структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения и систематизация документов внутри дела осуществляются работником структурного подразделения, ответственным за ведение номенклатурного дела.

Формирование исполненных электронных документов со статусом "Закрыт" в СЭД в соответствии с номенклатурой структурного подразделения осуществляется службой делопроизводства подразделения.

6.2. Завершенные в делопроизводстве документы на бумажном носителе в 10-дневный срок сдаются работником, исполняющим документ, в службу делопроизводства для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел и правилами формирования дел или помещаются в номенклатурные дела структурного подразделения.

6.2.1. В дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

6.2.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.

6.2.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (до 4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.2.5. Приказы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности.

6.2.6. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

6.2.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

6.2.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

6.2.9. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.3. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляется службой делопроизводства.

6.4. Дела Росстата оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.

6.5. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 36); проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

6.6. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Росстата и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела (Приложение N 32). На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (Приложения N 33, 34).

6.7. В листе-заверителе (Приложение N 35), помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указываются количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

6.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела (Приложение N 36).

6.9. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки), а также все бумажные закладки из документов удаляются. Также удаляются пометки, выполненные простым карандашом и не являющиеся служебными пометками. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предотвращения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применяется канцелярский (силикатный) клей.

6.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

6.11. Дела со дня их заведения до передачи в центральный архив Росстата (архив территориального органа Росстата) или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

6.12. В каждом структурном подразделении назначается работник, ответственный за сохранность документов и формирование конкретных дел. Руководители подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

6.13. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

6.14. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

6.15. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

6.16. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

6.17. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Росстата (территориального органа), проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

6.18. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, в случае реорганизации и ликвидации Росстата или его структурного подразделения.

6.19. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

6.20. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

6.21. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам государственной власти, организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росстата или его заместителя по актам приема-передачи.

6.22. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

6.23. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росстата (руководителя территориального органа Росстата) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.24. Электронные организационно-распорядительные документы, отражающие управленческие типовые и отраслевые функции деятельности Росстата, хранятся в СЭД и других информационных системах в течение сроков, установленных в соответствии с требованиями федерального законодательства для хранения документов, в зависимости от содержащейся в ней информации и вне зависимости от места хранения документов и формы документов (срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажном носителе).

В течение всего срока хранения электронных документов (электронных данных) в информационных системах должна обеспечиваться их неизменность.

Деятельность по обеспечению информационной безопасности в отношении информационных ресурсов и защиты электронной информации координируется уполномоченным структурным подразделением центрального аппарата Росстата.