VII. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

VII. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ

ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ

7.1. Экспертиза ценности документов проводится в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив, в архиве - в процессе к передаче дел на постоянное хранение.

7.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росстате создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), в территориальном органе Росстата - Экспертная комиссия (ЭК).

7.3. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Росстата, правовой статус ЭК, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней на основании типового положения об ЭК территориального органа Росстата.

7.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях уполномоченным работником службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК).

7.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив центрального аппарата (архив территориального органа) Росстата; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел центрального аппарата (номенклатуры дел территориального органа) Росстата путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

7.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложения N 37, 38). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Результат экспертизы электронных документов постоянного хранения оформляется описью электронных документов (Приложения N 39, 40).

7.8. В архивный фонд центрального аппарата (территориального органа) Росстата дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме через три года после завершения дел в делопроизводстве. Электронные дела могут сдаваться досрочно.

7.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложения N 34, 35, 36) и представляются в центральный архив (архив территориального органа) Росстата не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

7.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.12. Опись дел структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата (в двух экземплярах) подписывает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в центральный архив (архив территориального органа Росстата), второй - остается в структурном подразделении.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит центральный архив (архив территориального органа) Росстата.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись, если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив Росстата (территориальных органов Росстата).

7.13. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем после утверждения экспертно-проверочной комиссии государственного архива описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются заместителем руководителя Росстата.

7.14. При составлении акта о выделении документов, не подлежащих хранению, за центральный аппарат (территориальный орган) Росстата названия его структурных подразделений последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.