VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

8.1. Документы Росстата постоянного хранения являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата структурными подразделениями не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив Росстата (территориального органа Росстата) по истечению 10 лет со дня увольнения.

8.2. Передача дел в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата производится на основании описей (Приложения N 34, 35, 36, 37) дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, составленных структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

Дела временного (до 10 лет) включительно срока хранения в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

8.3. До передачи в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата номенклатурные дела постоянного хранения формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

Руководители и работники структурных подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

8.4. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив работниками, ответственными за формирование, хранение и использование архивных документов, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Прием дел осуществляется сотрудниками, ответственными за формирование, хранение и использование архивных документов в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за формирование, хранение и использование архивных документов, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.

В случае исключения структурного подразделения из структуры центрального аппарата (территориального органа) Росстата либо изменения структуры оформляются завершенные в делопроизводстве дела и передаются в архив независимо от сроков хранения.

8.5. Передача архивных дел, оформленных в соответствии с требованиями архивного дела, в центральный архив (архив территориального органа Росстата) осуществляется по графику, подготовленному работником, ответственным за формирование, хранение и использование архивных документов, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

8.6. О выполнении графика передачи дел в архив, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре работник, ответственный за формирование, хранение и использование архивных документов, докладывает заместителю руководителя Росстата (территориального органа Росстата), председателю ЦЭК (ЭК).