IX. Особенности организации комплектования архива электронными архивными документами

IX. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА

ЭЛЕКТРОННЫМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

9.1. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется работниками структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата (территориального органа) Росстата.

Экспертиза электронных документов проводится во взаимосвязи с документацией на бумажных носителях, комплексного применения критериев происхождения (функциональное назначение источника комплектования с учетом его особой роли; значимость информационной системы, в которой образуются электронные документы, для выполнения Росстатом своих функций; время и место создания электронных документов) и содержания электронных документов (значимость информации электронного документа; полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение; вид, разновидность электронных документов; подлинность электронного документа), а также возможности воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения.

9.2. Экспертиза ценности электронных документов в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата проводится по истечении сроков временного хранения электронных дел (документов), поступивших в архив от структурных подразделений центрального аппарата (территориального органа) Росстата, а также при подготовке к передаче на постоянное хранение электронных дел (документов).

По результатам экспертизы ценности электронных дел (документов) структурными подразделениями и службой делопроизводства составляются описи электронных дел (документов) постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению электронных дел (документов), не подлежащих хранению.

Электронные документы, с истекшими сроками хранения подлежат к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение и уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

9.3. Электронные дела постоянного хранения принимаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) по описям структурных подразделений (Приложение N 36) в формате PDF/A.

9.4. Электронные дела (документы) могут передаваться структурными подразделениями в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата до истечения трехлетнего срока хранения в структурном подразделении.

9.5. Подготовка электронных документов к передаче в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния электронных носителей информации, предназначенных для передачи в архив;

запись электронных документов на электронные носители;

проверка качества записи;

описание электронных документов;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с описями электронных дел (документов) постоянного хранения структурного подразделения;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных дел (документов) должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

9.6. Учету подлежат все хранящиеся в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата электронные дела (документы), электронные документы (файлы) в составе электронного дела, описи электронных дел. Каждое электронное дело является единицей хранения, размещаемой на обособленном электронном носителе.

Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров.

Основной единицей учета электронных документов является единица хранения электронных документов (электронное дело).

9.7. При наличии соответствующей информационной системы в архиве может быть организован учет каждого электронного документа, включенного в электронное дело в виде файла.

При учете электронных архивных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты и мегабайты.

Учет электронных дел (документов) в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата ведется в учетных документах в соответствии с требованиями архивного дела.

Учет поступления электронных дел (документов) в архив осуществляется по описям электронных дел (документов).

Все принятые в архив электронные дела (документы) вносятся в книгу учета поступлений документов.

9.8. Все операции, осуществляемые с электронными делами (документами), при передаче в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов в учетных формах.

9.9. Обязательным условием хранения электронных документов в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

9.10. В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве комиссий или не менее чем двумя работниками.

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

9.11. В архивохранилище не допускается хранение электронных дел (документов) с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.

9.12. Обеспечение сохранности электронных дел (документов) в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно-установленных условий и режимов их хранения.

9.13. Каждый обособленный электронный носитель (диск) должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.

При размещении футляров с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

9.14. В целях оперативного доступа к электронным документам электронные носители могут размещаться в роботизированных ленточных или дисковых библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае электронные носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек.

9.15. В целях обеспечения сохранности архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата должен иметь два экземпляра электронных дел (документов), записанных на отдельные электронные носители однократной записи: основной и рабочий.

Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных дел (документов).

Основные и рабочие экземпляры электронных дел (документов) рекомендуется размещать в разных хранилищах.

9.16. Электронные архивные дела (документы) в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и комплексный учет, а также оперативный поиск. Порядок расположения электронных дел (документов) в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Электронные архивные дела (документы) рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища документов на бумажных носителях, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

9.17. Перед передачей на постоянное хранение электронных дел (документов) проводится проверка физического и технического состояния электронных носителей, в том числе их проверка на наличие вредоносных компьютерных программ, проверка наличия и технического состояния электронных дел (документов), а также проверка полноты состава сопроводительной технической документации.

9.18. Сведения на электронных носителях передаются на хранение вместе с программой, с помощью которой осуществлялось создание электронной базы данных. В случае создания новой программы регистрирующий орган обязан предусмотреть возможность передачи ранее направленной на хранение электронной информации в формате новой программы.

Электронные документы выдаются из архива Росстата (территориального органа Росстата) в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, при необходимости электронная копия документа заверяется электронной подписью должностного лица, копия на бумажном носители - заверяется в установленном настоящей Инструкцией порядке.

9.19. Передача электронных дел (документов) на постоянное хранение осуществляется по утвержденным описям ЭПК Государственного архива Российской Федерации и ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

16 декабря 2013 года