2.3.4. Протокол заседания (совещания)

2.3.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Решения Совета Агентства оформляются в виде решения, решения других коллегиальных органов Агентства (Экспертного совета при Совете Федерального агентства морского и речного транспорта, Совета по образованию при руководителе Федерального агентства морского и речного транспорта и т.п.) - в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем Агентства или заместителями руководителя, составляются управлениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в Приложении N 11 к настоящей Инструкции.

2.3.4.2. Проект протокола представляется на подпись руководителю Агентства (заместителю руководителя), как правило, в течение суток после окончания совещания.

Проект протокола визируется исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого руководителем Агентства, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Административного управления. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Визирование проекта решения Совета осуществляется аналогично визированию протоколов.

2.3.4.3. После подписания руководством Агентства протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя - в отдел делопроизводства Административного управления;

за подписью руководства Агентства (как председателей советов, комиссий) - в секретариаты советов, комиссий;

за подписью начальника управления - работнику, ответственному за делопроизводство в управлении.

2.3.4.4. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

2.3.4.5. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку совещания.

После регистрации протокола управление, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа управлениям Агентства, руководителям, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

После рассылки копий протокола совещания, проводимого руководителем Агентства, указатель рассылки (копия) представляется в Административное управление.

Рассылку решения Совета всем членам Совета Агентства осуществляет Административное управление.

Рассылка копий решения Совета осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.

2.3.4.6. Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководителем Агентства и заместителями руководителя, а также решения Совета Агентства хранятся в Административном управлении.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководством Агентства как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.

Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

2.3.4.7. Решения Совета Росморречфлота печатаются на бланках установленной формы, протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14.

2.3.4.8. Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если руководитель Агентства указан первым, после подписи на подлинниках ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Административном управлении, а подлинники направляются исполнителям документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административное управление один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.

Копии протоколов заверяются печатью Агентства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.