2.5.7. Подготовка документов, отправляемых иностранным корреспондентам

В Министерстве приняты следующие виды документов дипломатической переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

личное письмо;

личная нота;

вербальная нота;

памятная записка.

Документы, относящиеся к дипломатической переписке, составляются на русском языке. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод".

Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на вербальную ноту отвечают вербальной нотой, на личное письмо - личным письмом и т.п.

Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные органы и организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным представителям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и другое. Все указанные реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле.

На первом экземпляре личных писем, личных нот, памятных записок, частных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах.

На копии документа, вручаемого иностранному представителю во время беседы, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ.

Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Личное письмо является документом, который используется в переписке Министерства с иностранными посольствами (консульствами), миссиями, представительствами иностранных государств по торгово-экономическим вопросам и другими иностранными организациями.

В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени лица, подписывающего письмо.

Личное письмо печатается на тисненом бланке.

В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется письмо, дата отправления проставляется от руки при регистрации.

Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из инициала имени, фамилии и должности и печатается по центру правой части листа. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо.

Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма.

В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью.

Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 65 к настоящей Инструкции.

Личная нота посылается по важным и принципиальным вопросам или в порядке официальной информации о каком-либо существенном событии, а также в ответ на полученную личную ноту.

Личная нота оформляется так же, как и личное письмо.

Текст личной ноты начинается с обращения.

Временному поверенному в делах - Господин Поверенный в делах (прилагательное "временный" в обращении обычно не пишется). Если Временным поверенным в делах будет являться советник в ранге Посланника, то обращение к нему - Господин Министр.

В обращении иногда принято добавление слова "уважаемый" (особенно в порядке взаимности).

После обращения излагается текст, который в большинстве случаев начинается словами "Имею честь...".

Личная нота заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.

Обращение и комплимент в личной ноте пишутся, как правило, от руки лицом, подписавшим ее.

Комплименты следующие.

Личные ноты часто заканчиваются другими видами комплиментов:

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется его титулование. Образец оформления личной ноты представлен в приложении N 66 к настоящей Инструкции.

Вербальная нота посылается в иностранное посольство (консульство) в случае, когда перед ним ставится официальный вопрос, или в ответ на вербальную ноту, а также может посылаться в инициативном порядке.

Она печатается на тисненом бланке, имеет исходящий номер, который обычно пишется от руки под изображением Государственного герба Российской Федерации и названием Министерства.

Текст таких нот составляется в третьем лице и начинается с обращения, содержащего комплимент.

Текст вербальной ноты должен быть ясным и четким.

Исходя из принципа взаимности и на основе общепринятой международной протокольной практики необходимо употребление формулы вежливости и в конце нот, посылаемых Министерством.

Вербальная нота не подписывается, на ней ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Под текстом ноты справа указываются город и дата отправки, здесь же ставится печать. Печать на вербальной ноте ставится при наличии визы заместителя Министра.

Адрес в вербальной ноте указывается в левом нижнем углу на первой странице документа независимо от количества страниц.

Образец оформления вербальной ноты представлен в приложении N 67 к настоящей Инструкции.

Памятная записка, как правило, вручается лично в подтверждение сделанного во время беседы устного заявления или высказанной просьбы.

Памятная записка составляется в безличной форме, с употреблением безличных выражений и не содержит в тексте какого-либо обращения и комплимента.

Памятная записка печатается на простой бумаге, без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся, указываются лишь место (город) и дата вручения. Над текстом обычно печатается заголовок - "ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА".

Документы информационно-справочного характера, направляемые иностранным корреспондентам, не относящиеся к дипломатической переписке (служебные письма), оформляются на бланке письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами и подготавливаются в трех экземплярах - два визовых экземпляра и третий экземпляр, представляемый на подпись.

Один визовой экземпляр составляется на русском языке. Другой визовой экземпляр и экземпляр, представляемый на подпись, составляются на иностранном языке.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа или 1-го лица множественного числа.

Реквизит "Адресат" проставляется справа под реквизитами бланка. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки. В состав реквизита "Адресат" в обязательном порядке включается почтовый или электронный адрес иностранного корреспондента.

При согласовании проекта письма визируются оба визовых экземпляра. При наличии приложений к служебному письму, составленных на иностранном языке, допускается согласование проекта письма без перевода приложений на русский язык.

В случае если информация, направляемая иностранному корреспонденту, может быть представлена на русском языке, подготавливаются два экземпляра письма (один визовой и экземпляр, представляемый на подпись), оба - на русском языке.

Согласованный проект письма подписывается должностным лицом Министерства, регистрируется в СЭДО с прикреплением электронной копии подписанного документа к регистрационной карточке СЭДО и передается в отдел документационного обеспечения для отправки иностранному корреспонденту.

Согласование (визирование) и подписание проекта письма может осуществляться в электронном виде в СЭДО в соответствии с установленным в Министерстве порядком с сохранением в регистрационной карточке экземпляра документа, составленного на русском языке.

Визовые экземпляры писем, оригиналы писем, подготовленные на бумажном носителе, отправленные адресату посредством электронной почты и не требующие досыла в адрес на бумажном носителе, электронные документы формируются в дела (электронные дела) в соответствии с номенклатурой дел.

При отправке писем иностранным корреспондентам средствами почтовой связи конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

В случае если иностранным корреспондентом установлены особые правила приема корреспонденции (например, загрузка документа в файловую систему) либо отправка письма адресату в связи со служебной необходимостью должна быть осуществлена на адрес электронной почты иностранного корреспондента в нерабочее время, отправка осуществляется исполнителем самостоятельно с внесением информации об отправке письма в регистрационную карточку документа в СЭДО.

Решение о виде подготавливаемого документа, направляемого иностранному корреспонденту (дипломатическая переписка или служебное письмо), принимается должностным лицом, дающим указание о подготовке данного документа.