2.5.6. Служебные записки

Служебные записки, создаваемые в Министерстве, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами.

В служебных записках в произвольной форме машинописным способом излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Министерства.

Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 2.5.5 настоящей Инструкции.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Служебная записка подписывается руководством структурного подразделения.

Визы исполнителя и иных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - исполнителя.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Если служебная записка адресуется руководителям нескольких структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно.

Образец оформления служебной записки представлен в приложении N 64 к настоящей Инструкции.