2.5.5.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой и федеральной фельдъегерской связи.

2.5.5.2. Служебные письма Министерства готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на обращения граждан, а также ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, различных организаций, общественных объединений и граждан;

инициативные письма;

дипломатическая переписка - личное письмо, личная нота, вербальная нота, памятная записка.

По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и другими.

2.5.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов (резолюций) руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указаний по исполнению документов.

В случае если срок подготовки ответного письма автором указания по исполнению документа не установлен, он определяется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", Регламентом Правительства Российской Федерации, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Министерства, а также иными нормативными правовыми актами, в том числе Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 41-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации", Федеральным законом от 17 января 1992 г. N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", Федеральным законом от 28 декабря 2010 г. N 403-ФЗ "О Следственном комитете Российской Федерации".

Тексты ответных писем должны соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов (резолюциях) руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.5.5.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленного образца формата A4. Верхнее поле письма устанавливается границами бланка. Левое поле - 2 см, правое поле - 1 см, нижнее поле - 2 см.

Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями Министерства и других федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись" (приложение N 63).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Министерства, направляемое адресату внутри страны, составляется на русском языке.

2.5.5.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

При оформлении письма на бланке должностного лица, а также во внутренних документах текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.5.5.6. Служебные письма печатаются в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; визовой экземпляр подшивается в соответствующее дело по номенклатуре дел.

2.5.5.7. Реквизит "Адресат" печатается в правой части листа ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

Почтовый адрес не проставляется на письмах, указанных в пункте 3.8.3 настоящей Инструкции, а также направляемых в подведомственные Министерству федеральные службы и федеральное агентство, организации.

Наименования органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации, а также их структурных подразделений и наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

Служебное письмо адресуется конкретному лицу (должностному лицу) в случае, если именно это лицо (должностное лицо) будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного лица (должностного лица).

Письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, направляются лицу, давшему поручение.

При оформлении письма на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в органе государственной власти, органе местного самоуправления, общественном объединении или организации, куда направляется документ.

При адресовании письма структурному подразделению органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или организации (без указания конкретного лица (должностного лица) наименования структурного подразделения, а также наименования органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения и организации пишутся в именительном падеже.

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения и организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения или организации наименование органа государственной власти, органа местного' самоуправления, общественного объединения или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений или организаций, то их следует указывать обобщенно.

При адресовании письма в орган государственной власти, орган местного самоуправления, общественное объединение или организацию указываются сначала их наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании письма гражданину указываются сначала инициалы и фамилия получателя, затем - почтовый адрес. Инициалы и фамилия гражданина, а также его почтовый адрес печатаются через 1 межстрочный интервал.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки документа (приложение N 25).

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлено письмо, на обороте последнего листа письма печатается его полная рассылка.

При направлении писем в загранаппарат Министерства в адресе обязательно указывается пункт назначения (город).

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "о чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк. Размер длины строк - 28 - 35 знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

К тексту письма небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.

Образцы оформления заголовков к служебным письмам содержатся в приложениях N 62, N 63 к настоящей Инструкции.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой.

Если ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа состоит из нескольких строк, то она выравнивается по ширине вместе с заголовком к тексту.

Если служебное письмо является ответом на указание или поручение Президента Российской Федерации, указание Председателя Правительства Российской Федерации, поручение Правительства Российской Федерации, письмо Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и направляется указанным адресатам, то ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа оформляется следующим образом:

Если служебное письмо готовится в соответствии с указанными выше документами и направляется иным адресатам, то ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа дается в тексте письма.

Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала в установленных границах полей: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа

или от первого лица множественного числа.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и др.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Если текст письма содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

При составлении текста письма в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф.

Объем письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации не должен превышать 5 страниц, объем проекта доклада Президенту Российской Федерации - 4 страниц.

Отметка о приложении оформляется под текстом с красной строки на расстоянии 1,25 см от границы левого поля через один полуторный интервал. Слово "Приложение" печатается без кавычек. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

Если в тексте письма нет ссылки на имеющееся приложение, то в отметке о наличии приложений указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Если текст приложения к письму содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук.

Виза в служебных письмах проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа и на лицевых сторонах последних листов его приложений (визовой экземпляр), которые помещаются в дело Министерства согласно номенклатуре дел.

Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы государственной власти, подписи располагают на одном уровне. В этом случае расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей и отделяются от них дополнительным межстрочным интервалом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам.).

Не допускается подписывать письма с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В письмах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих письмо, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:

Отметка об исполнителе - инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, наименование структурного подразделения печатаются на лицевой стороне подписного листа письма в нижнем углу от левой границы текстового поля шрифтом размером N 8 через один интервал. На письмах за подписью руководства структурного подразделения указывается наименование отдела, подготовившего документ.

В случае невозможности размещения отметки об исполнителе на лицевой стороне подписного листа допускается ее размещение на оборотной стороне подписного листа в левом нижнем углу.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу".

2.5.5.8. Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (подпункт 2.5.2.5 настоящей Инструкции).

Образцы оформления служебных писем представлены в приложениях N 62, N 63 к настоящей Инструкции.