3.8. Отправка документов

3.8.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Отправляемые Министерством документы передаются почтой, федеральной фельдъегерской связью, с помощью электронных каналов связи или нарочно.

Категорически запрещается передача с использованием электронных каналов связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.

3.8.2. Отправка документов почтой осуществляется отделом документооборота. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел документооборота полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. При отправке документа почтой в отделе организации и ведения документооборота осуществляются конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказную корреспонденцию (документы с пометкой "Для служебного пользования", письма за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), документы с печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, финансовые документы и другие), корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, составляются реестры. После отправки документов из Министерства реестры с отметками почтового отделения связи (подпись в реестре работника почтового отделения связи о получении корреспонденции, проставление печати) возвращаются в отдел документооборота.

3.8.3. Отправка документов, подписанных Министром (лицом, исполняющим его обязанности) или заместителями Министра и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, иные федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляется отделом организации и ведения документооборота федеральной фельдъегерской связью или по системе МЭДО.

При отправке документов федеральной фельдъегерской связью осуществляются их конвертирование с указанием адреса, заклеивание, составление реестра на документы и передача сотруднику ГФС России.

3.8.4. Для отправки документа по электронной почте с электронного адреса Министерства (e-mail: mineconom@economy.gov.ru) исполнитель передает подлинник документа в отдел документооборота. Уполномоченный сотрудник отдела документооборота направляет с электронного адреса Министерства электронную копию документа, прикрепленную к регистрационной карточке СЭДО. Подлинник документа возвращается исполнителю для формирования в дело в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

3.8.5. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, отправляются по системе МЭДО секретариатами соответствующих структурных подразделений.

3.8.6. Проверка факта передачи, регистрации или отказа в регистрации документа, отправленного по МЭДО, осуществляется исполнителем документа в регистрационной карточке исходящего документа на вкладке "Журнал МЭДО".

3.8.7. Отправка документов по каналам факсимильной связи осуществляется структурными подразделениями - исполнителями документов.

При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

На визовых экземплярах документов, передаваемых посредством факсимильной связи, проставляется отметка о дате и времени передачи, номере факса, с которого была осуществлена отправка, с указанием фамилии и инициалов сотрудника, отправившего документ.

Оригиналы документов возвращаются исполнителю для дальнейшей отправки почтой.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя структурного подразделения, подписавшего данный документ.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.

3.8.8. Если подлинник документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на визовом экземпляре документа, остающемся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ, в регистрационной карточке в поле "Вид доставки" делается отметка об отправке документа нарочным, а во вкладке "Журнал" указывается фамилия сотрудника, получившего документ на руки.

3.8.9. Документы и материалы, предназначенные для направления по каналам дипломатическо-курьерской связи МИДа России, оформляются и пересылаются в соответствии с Положением о порядке оформления и пересылки служебных документов и материалов через дипломатическо-курьерскую связь МИДа России, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 12 августа 2002 г. N 228-дсп. Структурное подразделение, на которое возложены функции по защите государственной тайны, ежемесячно разрабатывает расписание приема дипломатической почты в торговые представительства Российской Федерации, который доводится до заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства.