3.4. Регистрация входящих документов

3.4.1. Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства и структурных подразделений Министерства (за исключением документов, указанных в пунктах 3.4.2, 3.4.3, 3.4.4 настоящей Инструкции), регистрируются отделом документооборота в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие в Министерство с отметками "Срочно", "Весьма срочно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно. Срочные документы регистрируются в течение часа.

Обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Министерство в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Судебные документы, поступающие от граждан (юридических лиц), а также из судов, такие как заявления, исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, ходатайства, отзывы, возражения, а также дополнения к данным документам; запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (парламентские запросы), запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатские запросы); запросы, представления, предписания, уведомления Счетной палаты Российской Федерации; требования, поручения и запросы прокурора, руководителя следственного органа, следователя, органа дознания и дознавателя, предъявленные в пределах их полномочий; акты прокурорского реагирования (представления, протесты, постановления, предостережения о недопустимости нарушения закона); определения судей, органов, должностных лиц, в производстве которых находятся дела об административных правонарушениях об истребовании сведений, необходимых для разрешения дел, в том числе сведений (информации), необходимых для расчетов размеров административных штрафов в соответствии со статьей 26.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; запросы Общественной палаты Российской Федерации, запросы Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации не подлежат регистрации в качестве обращений граждан.

3.4.2. Обращения граждан, поступившие в форме электронных сообщений через раздел "Общественная приемная" официального сайта Министерства экономического развития Российской Федерации в сети Интернет, регистрируются в СЭДО отделом структурного подразделения, на которое возложены функции по организации работы по рассмотрению обращений граждан в Министерстве, распечатываются, и дальнейшая работа с ними ведется как с документами, подготовленными на бумажном носителе.

3.4.3. Регистрация запросов (в письменной и электронной форме) и анкет-заявлений для получения архивных справок (приложения N 76, N 77, N 78) осуществляется сотрудниками структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов (далее - отдел архивного хранения документов).

3.4.4. Регистрация входящих документов, поступивших на электронный адрес или по факсимильной связи в структурное подразделение, на которое возложены функции по взаимодействию Министерства со средствами массовой информации (далее - пресс-служба), осуществляется пресс-службой.

3.4.5. Корреспонденция из загранаппарата Министерства поступает в отдел документооборота через структурное подразделение, на которое возложены функции по защите государственной тайны.

3.4.6. Для корреспонденции на иностранном языке, поступившей в Министерство, до регистрации отделом документооборота создается регистрационная карточка СЭДО без заполнения реквизитов, требующих их перевода. Далее корреспонденция на иностранном языке передается отделом документооборота в соответствующее структурное подразделение исходя из признака страны-отправителя либо по признаку языка по журналу учета передачи корреспонденции на иностранном языке в структурные подразделения (приложение N 74) для подготовки неофициального перевода. Неофициальный перевод на русский язык осуществляется в кратком изложении сути вопроса, оформляется на листе формата A4 с указанием корреспондента и адресата.

Не допускается передача корреспонденции на иностранном языке между структурными подразделениями.

Срок осуществления неофициального перевода корреспонденции на иностранном языке составляет один день.

Затем корреспонденция на иностранном языке вместе с неофициальным переводом возвращается на регистрацию в отдел документооборота.

3.4.7. Корреспонденция, адресованная подведомственным Министерству федеральным службам и федеральному агентству, передается без регистрации по принадлежности в экспедиции этих органов.

3.4.8. Электронные носители информации, поступившие в Министерство без сопроводительного письма на бумажном носителе, регистрации не подлежат.

3.4.9. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку (заполнение реквизитов), создание электронной копии документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) и прикрепление ее к регистрационной карточке СЭДО.

При наличии в документе информации о ранее данных поручениях, ранее направленных документах об ответах на письма и запросы Министерства устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов.

3.4.10. Регистрационная карточка (РК) входящего документа имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф - доступ к документу и ограничения доступа к нему;

срочность - указывается категория срочности;

корреспондент (адресант) - указывается орган, организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина либо "коллективное обращение";

исходящий номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему адресантом;

дата документа - проставляется дата присвоения исходящего номера документа;

экземпляр N;

подпись - указывается фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, при подписании документа должностным лицом указывается также его должность;

адресат - указываются фамилия и инициалы должностного лица, на чье имя поступил документ, либо наименование Министерства (структурного подразделения Министерства);

вид доставки - фельдсвязь, почта, факс, МЭДО и др.;

содержание - включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос "о чем документ?";

количество листов - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п., отметка о наличии конверта (при необходимости);

количество экземпляров;

категории (для обращений граждан);

дело.

При необходимости дополнительные сведения вносятся в поле "Комментарий".

Информация о связях регистрируемого документа с другими документами, ранее зарегистрированными в СЭДО, вносится в регистрационную карточку в обязательном порядке (во вкладке "Связи" указываются номер и дата документа, ссылка на которые имеется во входящем документе).

При регистрации документа внешнего и особого контроля вносится информация о внешнем поручении. Устанавливается плановый срок и признак внешнего или особого контроля.

3.4.11. Электронные копии документов (за исключением документов, перечисленных в пункте 3.4.13 настоящей Инструкции) прикрепляются к регистрационной карточке СЭДО.

3.4.12. Зарегистрированные нотариально заверенные документы, а также сшитые документы, заверенные подписью и печатью органа, организации, несклеенные брошюры передаются отделом документооборота в копировально-множительное отделение для изготовления копий указанных документов.

3.4.13. Не создаются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные копии следующих документов:

с пометкой "Для служебного пользования";

содержащих персональные данные <1>;

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

нотариально заверенных документов, а также сшитых документов, заверенных подписью и печатью организации;

книг, проспектов, склеенных брошюр;

полученных по каналам дипломатическо-курьерской связи, за исключением писем по вопросам финансово-хозяйственной деятельности и сопроводительных писем к бюджетной отчетности в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства, а также сопроводительных писем к документам по делопроизводству и передаче дел на архивное хранение в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по архивному хранению документов;

материалов к заседаниям Наблюдательного совета ПАО "Сбербанк России", ГК "Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)" и АО "Альфа-Банк";

оформленных на листах иного, кроме A4, A3 формата на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м² или более 120 г/м²).

Соответствующая информация вносится в регистрационную карточку СЭДО в поле "Комментарий", например: "Документ не создан в электронной форме, т.к. сброшюрован".

3.4.14. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит сокращенное наименование Министерства, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения. В левом нижнем углу наносится штрих-код.

3.4.15. Зарегистрированные документы, поступившие в адрес Министра, заместителей Министра, Министерства передаются отделом организации и ведения документооборота сотрудникам структурного подразделения, на которое возложены функции по предварительному рассмотрению и доведению входящей документации до руководства Министерства (далее - отдел подготовки проектов резолюций), посредством СЭДО и на бумажном носителе для подготовки проектов указаний по исполнению документов (резолюций). Срочные документы передаются незамедлительно.

3.4.16. Зарегистрированные документы, поступившие в адрес структурных подразделений Министерства либо руководства структурных подразделений Министерства, передаются отделом документооборота в структурные подразделения посредством СЭДО и на бумажном носителе.

3.4.17. Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются под роспись в журнале передачи документов "ДСП".