2.5.2. Приказ, распоряжение

2.5.2.1. Приказы и распоряжения в Министерстве издаются по основным, оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам в установленной сфере деятельности Министерства и подведомственных ему федеральных служб и федерального агентства.

Приказами Министерства по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства.

Приказами и распоряжениями, являющимися индивидуальными правовыми актами, оформляются решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Министерства и структурных подразделений, рассчитанные на разовое выполнение.

Приказами Министерства по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства.

Приказами Министерства о командировании оформляются решения о командировании сотрудников Министерства.

Распоряжениями Министерства оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства.

Распоряжениями структурных подразделений оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности структурных подразделений.

Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в приложениях N 34 - 53 к настоящей Инструкции.

Образцы оформления проектов распоряжений Министерства представлены приложениях N 56 - 57 к настоящей Инструкции.

Образец оформления проекта распоряжения структурного подразделения представлен в приложении N 60 к настоящей Инструкции.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства готовят и вносят структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства и соответствующих структурных подразделений.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит структурное подразделение, на которое возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства.

Руководители структурных подразделений, осуществляющих подготовку и внесение проектов приказов (распоряжений) Министерства, обеспечивают их качественную подготовку и согласование с заинтересованными сторонами.

2.5.2.2. Проекты приказов (распоряжений) Министерства и приложения к ним готовятся в одном экземпляре, визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений (лицами, исполняющими их обязанности), которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и руководителем юридической службы (лицом, исполняющим его обязанности) на оборотной стороне подписного листа и оборотной стороне последнего листа каждого приложения.

Замечания по проекту приказа (распоряжения) Министерства, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства, представляемые на подпись Министру, и приложения к ним представляются в структурное подразделение, на которое возложены функции по внесению редакционных и корректорских правок проектов документов, для осуществления проверки указанных проектов на предмет их соответствия требованиям настоящей Инструкции и установленным правилам оформления документов. Проекты приказов (распоряжений) Министерства (кроме приказов по личному составу), представляемые на подпись заместителю Министра, представляются в указанное структурное подразделение для проверки без приложений. Проверка и визирование осуществляются сотрудниками структурного подразделения, на которое возложены функции по внесению редакционных и корректорских правок (далее - корректоры).

Проекты приказов (распоряжений) Министерства о создании комиссий визируются руководителями структурных подразделений, сотрудники которых включены в состав создаваемых комиссий.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства визируются юридической службой непосредственно перед визированием заместителем Министра.

2.5.2.3. Проекты приказов (распоряжений) Министерства визируются заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей) и представляются на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности) структурным подразделением, на которое возложены функции по приему, предварительному рассмотрению, проверке правильности составления и оформления документов, представляемых на подпись руководству Министерства.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства печатаются на бланках установленного образца и при необходимости дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) Министерства является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) Министерства регистрируются в СЭДО по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу, приказы о командировании и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрационный номер приказа, изданного Министерством совместно с федеральным органом исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа Министерства и федерального органа исполнительной власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (приложение N 49).

Регистрация приказов (распоряжений) Министерства осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства.

Электронная копия приказа (распоряжения) Министерства создается без воспроизведения подписи лица, подписавшего документ, и прикрепляется к регистрационной карточке СЭДО.

Регистрация распоряжений структурных подразделений осуществляется в структурных подразделениях в СЭДО с прикреплением электронной копии распоряжения.

2.5.2.4. Рассылка приказов (распоряжений) Министерства, кроме приказов (распоряжений) Министерства, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется в электронной форме в структурные подразделения и в бумажном виде (копии без воспроизведения подписи лица, подписавшего документ) в подведомственные Министерству федеральные службы, федеральное агентство и организации согласно информации, внесенной исполнителем в регистрационную карточку СЭДО. Приказы по личному составу и о командировании сотрудников Министерства дополнительно направляются в структурное подразделение, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства.

Форма указателя рассылки документа (приказ) - приложение N 25а.

Копии приказов (распоряжений) Министерства, имеющих пометку "Для служебного пользования", без воспроизведения подписи лица, подписавшего документ, заверяются печатью структурного подразделения, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства, и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа (распоряжения) Министерства обязательно направляется также исполнителю. Образец оформления указателя рассылки документа приведен в приложении N 25 к настоящей Инструкции.

Подлинник приказа (распоряжения) Министерства до передачи на архивное хранение хранится в структурном подразделении, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства.

Выдача подлинников приказов и распоряжений, находящихся на текущем хранении в структурном подразделении, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства, осуществляется на основании письменного запроса руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения в адрес структурного подразделения, на которое возложены функции по систематизированному учету актов Министерства.

Подлинник распоряжения структурного подразделения хранится в приемной руководителя структурного подразделения.

2.5.2.5. Приказ (распоряжение) Министерства имеет следующие реквизиты.

Герб Российской Федерации.

Наименование Министерства.

Наименование вида документа - приказ, распоряжение.

Дата и номер приказа, распоряжения Министерства. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения) Министерства.

Наименование (заголовок к тексту) должно кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения) Министерства. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Если приказ (распоряжение) Министерства вносит изменения в ранее изданный приказ (распоряжение) Министерства или приложение к нему, то заголовок приказа (распоряжения) Министерства должен содержать дату, номер и наименование приказа (распоряжения) Министерства, в который вносятся изменения, или наименование приложения к приказу (распоряжению) Министерства, в которое вносятся изменения, с указанием вышеуказанных реквизитов соответствующего приказа (распоряжения) Министерства.

Проекты приказов (распоряжений) Министерства печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через межстрочный интервал 1,5, при подготовке табличных документов используется шрифт размером N 12.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам. Размеры полей составляют: 30 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее и нижнее. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) Министерства может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) Министерства. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) Министерства издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок в кавычках.

Если приказ (распоряжение) Министерства издается на основании другого приказа (распоряжения) Министерства, то в скобках дополнительно указываются номера и даты приказов Министерства, вносящих в него изменения.

Преамбула в приказах Министерства завершается словом "приказываю:", напечатанным прописными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "приказываю" не пишется.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) Министерства должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) Министерства изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) Министерства или его отдельные положения, то один из пунктов распорядительной части текста проекта приказа (распоряжения) может содержать ссылку на отменяемый приказ (распоряжение) Министерства с указанием его даты, номера и наименования. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

При этом в перечень приказов (распоряжений) Министерства, подлежащих признанию утратившими силу, включаются как основной приказ (распоряжение) Министерства, так и правовые акты, которыми в его текст ранее были внесены изменения (дополнения), и располагаются в хронологическом порядке по дате их издания. В пределах одной и той же даты приказы (распоряжения) Министерства, подлежащие признанию утратившими силу, указываются в порядке возрастания их регистрационных номеров.

В приказ Министерства не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

При оформлении проекта приказа (распоряжения) Министерства на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату визирования. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа (распоряжения) Министерства.

Приказы об утверждении и изменении структуры и штатного расписания центрального аппарата Министерства и загранаппарата Министерства полистно визируются исполнителями структурного подразделения, на которое возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства, и структурного подразделения, на которое возложены функции по финансовому обеспечению деятельности Министерства.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две и при необходимости более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними ставится пробел.

Приказы (распоряжения) Министерства подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), а также заместители Министра (в соответствии с распределением обязанностей) по отдельным вопросам организации деятельности Министерства.

Распоряжения за подписью врио Министра оформляются на бланке распоряжения заместителя Министра.

Распоряжение структурного подразделения подписывает руководитель структурного подразделения (лицо, исполняющее его обязанности).

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны подписного листа проекта приказа (распоряжения) Министерства.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, название структурного подразделения. Печатается шрифтом размером N 8.

Приложения к приказу (распоряжению) Министерства оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов (распоряжений) Министерства.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в тексте приказа (распоряжения) Министерства формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на приказ (распоряжение) Министерства, его дату, номер.

Слова "УТВЕРЖДЕН" и "УТВЕРЖДЕНО" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: план - "УТВЕРЖДЕН", положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ".

Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При составлении текста приложения в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

При составлении текста приложения в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф.

Если текст приложения содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса.

Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Нумерация сносок должна начинаться отдельно на каждом листе документа.

Использование для обозначения сносок специальных символов (например: "*"), сплошной нумерации сносок по всему тексту приложения, а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.

Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текста документа (например, размер шрифта N 10 или N 12).

Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

Визы на приложениях проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа каждого приложения.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа осуществляется в установленном порядке.

2.5.2.6. Приказы, изданные Министерством совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается по центру;

дата совместного приказа - единая - соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец совместного приказа приведен в приложении N 49 к настоящей Инструкции.