3.3. Рекламационная и претензионная работа

Рекламационная и претензионная работа осуществляется в порядке, установленном внутренними документами ОАО "РЖД" и договором.

Если иное не установлено соответствующими внутренними документами ОАО "РЖД" или договором, фиксацию нарушений договора контрагентом, причинения вреда вне договорных отношений, детальное описание нарушения и его последствий, организацию подготовки и сбор первичных документов, подтверждающих факт нарушения, подготовку расчета неустойки (убытков), определение взаимосвязи между действиями (бездействием) контрагента и необходимостью предъявления претензии (рекламации), обоснование необходимости предъявления претензии (рекламации), получение от контрагента объяснений, проведение переговоров по вопросам урегулирования претензий (рекламаций) осуществляет ответственное подразделение.

По отдельным категориям договоров (например, предусматривающим регулярные поставки с возможностью допоставки ранее не поставленного товара без применения к поставщику мер ответственности; получение товаров несколькими получателями, не входящими в структуру подразделения-исполнителя, и т.д.) дополнительно может быть регламентирован порядок взаимодействия подразделений при осуществлении претензионной работы с учетом специфики договора, работы подразделений по нему, подготовки первичных учетных документов, осуществления расчетов и т.д. Такой документ должен в обязательном порядке отвечать принципам безусловной защиты интересов компании, своевременной и качественной претензионной работы и иметь своей целью оптимизацию ее процесса, в том числе по участию получателей в претензионной работе. За обоснование необходимости разработки такого документа, разумность и обоснованность его требований, обеспечение его исполнения отвечает руководитель ответственного подразделения.

Предъявление претензий при наличии для этого оснований является обязательным. В исключительных случаях допускается принятие заместителем генерального директора ОАО "РЖД", курирующим ответственное подразделение, либо руководителем филиала мотивированного решения об отсрочке предъявления либо непредъявлении претензии. С учетом фактических обстоятельств в качестве таких случаев в том числе могут быть рассмотрены:

проведение централизованной работы с контрагентом по урегулированию всего объема встречных требований;

проведение претензионной работы с высокой степенью вероятности повлечет дальнейшее неисполнение (несвоевременное исполнение) контрагентом обязательств, имеющих особо важное значение, либо неисполнение (несвоевременное исполнение) которых создает риск привлечения ОАО "РЖД" к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) условиями договоров с третьими лицами;

наличие ограничений на проведение претензионной работы, установленных законодательством Российской Федерации, внутренними документами ОАО "РЖД", обязательными к исполнению решениями уполномоченных органов власти и должностных лиц;

неисполнение контрагентом своих обязательств произошло по вине ОАО "РЖД".

Ответственность за решение об отсрочке предъявления либо непредъявлении претензии несет принявшее его лицо.

При прекращении действия обстоятельств, явившихся основанием для отсрочки предъявления либо непредъявления претензии, претензионная работа проводится в общем порядке.