2.2. Регистрация и хранение договора

2.2.1. Регистрация подписанного договора осуществляется в ОАО "РЖД" регистратором в порядке, определенном внутренними документами ОАО "РЖД".

2.2.2. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.

2.2.3. Подразделение-исполнитель обеспечивает регистрацию договора в системе АС ЕРД.

Номер и дата договора в системе АС ЕРД должны строго совпадать с номером и датой договора, указанными на бумажном носителе.

Не допускается внесение каких-либо изменений и дополнений в номер договора на бумажном носителе и в системе АС ЕРД, в том числе внесение исправлений, проставление дополнительных знаков, символов, иных номеров к номеру договора ОАО "РЖД" (цифр, букв, слешей, тире, точек и т.д.), а также проставление на бумажном носителе второй даты договора, за исключением даты его регистрации.

В документах (актах, счетах, накладных, чеках и др.) для принятия их к учету (оплате) номер и дата договора должны совпадать с номером и датой договора, указанными на бумажном носителе и в системе АС ЕРД.

2.2.4. Подлинные визовые экземпляры договоров, заключенных в аппарате управления и филиале, структурном подразделении ОАО "РЖД", вместе с прилагаемыми к ним документами хранятся в течение сроков, установленных внутренними документами ОАО "РЖД", регламентирующими хранение документов, и в порядке, установленном внутренними документами соответственно ОАО "РЖД" и филиала, структурного подразделения.

2.2.5. Передача экземпляра договора контрагенту обеспечивается подразделением-исполнителем.

2.2.6. При необходимости централизованного учета исполнения договорных обязательств копии заключенных филиалами дополнительных соглашений (иных документов) к договору, подписанному в аппарате управления, могут быть переданы в подразделение-исполнитель по договору, осуществляющее оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств.